• BIST 83.067
  • Altın 146,627
  • Dolar 3,7912
  • Euro 4,0490
  • Ankara -1 °C
  • İstanbul 4 °C
  • İzmir 5 °C

Belediyeler İçin Birlikte Çalışabilirlik Rehberinin Önemi

Taner Eraslan

1.Giriş

Merkezi ve yerel düzeydeki tüm kamu kurum ve kuruluşlarını ilgilendirenve bu idarelerin bilgi sistemlerinde uyulması zorunlu esas ve standartları belirleyen 2009/4 sayılı Başbakanlık Genelgesi[1] yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Söz konusu Genelge,“Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberini[2]duyurmakta olup, tüm kamu kurum ve kuruluşlarının halihazırda kullanılan bilgi teknolojisi altyapılarının Rehber’de belirtilen standartlara uyumlu olmayan unsurlarının, bütçe imkanları ve öncelikler çerçevesinde en kısa zamanda bu esaslara uyumlu hale getirilmesinden söz ederek, idarelere konuyla ilgili sorumluluklar yüklemektedir.

Devlet Planlama Teşkilatı koordinasyonluğunda hazırlananRehber incelendiğindeilk bakışta daha çok bilgi işlem birimlerini ilgilendiren ve teknik konular içeren düzenlemelermiş gibi gözükmektedir. Ancak, durum asla böyle değildir. Başta süreç yönetimi olmak üzere, iyi yönetişim açısından önemli ve gerekli düzenlemeleri de içermekte olup, merkezi veya yerel düzeydeki tüm kamu idarelerinin, her kademedeki çalışanlarını doğrudan ilgilendiren çalışmalar olduğu görülecektir.

Bu çalışmada, bilişim teknolojilerinin kamu idarelerinde kullanılmasında uyulması gereken standartların ve vatandaş odaklı çalışılmasını sağlayacak mekanizmaların kurulması yönünde yürütülmekte olan çalışmaların, belediyelerimize yansımalarını incelemeye çalışacağız.

Öncelikle söz konusu Rehber’inhazırlanmasına kadar olan süreçte dünyada ve ülkemizde yaşanan gelişmeleri kısaca değerlendireceğiz. Sonrasında Rehber’i kısaca incelerek bazı standartların ve teknik ayrıntıların neyi ifade ettiği üzerinde durulacaktır. Nihayetinde de bu çalışmaların önemini vurgulamak ve iç kontrol sistemiyle bağını kurmak açısından, süreç yönetiminiele alarak, süreç yönetimiyle ilgili çarpıcı örnekler vermeye çalışacağız. Bu çalışmayla asıl amaçladığımız süreç yönetiminin bir kamu idaresinde uygulanabilirliğini ve somut çalışmalarlaözellikle belediyelerimize bu yöndeki çalışmaların neler katabileceğini tartışmaktır.

2.Neden “Birlikte Çalışabilirlik”?

1970’lerden sonra gündeme gelen küreselleşme kavramını, maaşların,hizmetlerin, paranın, teknolojinin, fikirlerin, enformasyonun, kültürün ve halkların hızlı vesürekli biçimde sınır ötesine akısı şeklinde tanımlamak mümkündür. Bu süreçte ülkelerin ekonomileri bütünleşmekte,enformasyon devrimi yaşanmakta, pazarlar, şirketler, örgütler ve yönetimler uluslar arası halegelmektedir[3]. Küreselleşen günümüz dünyasında bilişim teknolojilerinde baş döndürücü gelişmelerin yaşandığı ve bu gelişmelerin,insan hayatının her alanına yansıyarak, insanlara yeni yaşam biçimleri sunduğu gözlenmektedir.

Küreselleşmeyle birlikte bilişim teknolojileri,tarım, sanayi, hizmetler gibi sektörlerin yanı sıra eğitim, sağlık, iletişim gibi yaşamın her alanında yoğun bir şekilde kullanılmaya başlanmıştır. Yaşanan gelişmelerin şekillendirdiği toplum yapısı,“bilgi toplumu” ifadesiyle tanımlanmıştır. Bu kavramla; bilgiye erişimin oldukça hızlı, ucuz ve kolay olduğu, bunun sonucunda üretim ve tüketim ilişkilerinde muazzam değişimler yaşandığı, bu değişimlerin de üretimin ve verimliliğin artmasına neden olan yeni teknolojik, ekonomik, sosyal ve kültürel gelişmeleri tetiklediği ve teşvik ettiği bir toplum yapısı anlatılmak istenmektedir.

Gerek merkezi gerekse yerel düzeydeki kamu kuruluşları da bu süreçten etkilenmiş, bilgi teknolojilerinden yararlanarak maliyetlerini düşürmeye, bürokrasiyi azaltmaya, vatandaşa daha hızlı, daha kaliteli hizmet vermeye başlamışlardır. Özel sektörde rekabetin yarattığı devinim, kamuda farklı bir şekilde kendini göstermiş;az kaynakla daha fazla hizmet sunma, saydam ve hesap verebilir bir yönetim sergileme, faaliyetlerinin sonuçlarını kamuoyuyla paylaşma gibi yeni bir yönetim anlayışı benimsenmeyebaşlanmıştır. Toplumdan da kamu idarelerine yönelik bu yönde beklentiler ve baskılar gelmeye başlamıştır.

Bu gelişmeler kamu idarelerinin de bilişim teknolojilerini önemsemeleri sonucunu doğurmuştur. Hiç şüphesiz kamu idarelerinin bu yöndeki çabalarının onlara ciddi bir değer kattığı herkesçe kabul edilmektedir. Günümüzde kamu idareleri hem işlemlerini kolaylaştırmasından hem de vatandaş odaklı çalışmayı hedeflediklerinden, bilgi teknolojilerini yoğun bir şekilde kullanmaya çalışmaktadırlar.Ancakbu teknolojilerin etkin kullanımıyanında artık diğer kamu idareleriyle de uyumlu ve belirli standartlara uygun çalışma sergilemeleri gerekecektir.

Bunun nedeni, özel sektörden farklı olarak kamu idarelerinin faaliyetlerinin birbiriyle ilgili, ilişkili ve bağlantılı olmasıdır. Örneğin bir idarenin faaliyetinin bitmesiyle başka bir kamu idaresinin faaliyeti başlayabilmektedir. Dolayısıyla kamu idarelerinin sistemleri bir bütünün parçaları olarak algılanmalıdır. Bu durum,kamu idarelerinin birlikte hareket etmelerini sağlayacak mekanizmaların kurulması zorunluluğunu ortaya koymaktadır.

Kamu idareleri, öncelikle,iç sistemlerini otomasyon ortamına aktarmayave tüm faaliyetlerini/hizmetlerini bilişim teknolojilerini yoğun bir şekilde kullanarak gerçekleştirmeyeçalışmaktadırlar. Bundan sonraki adımda ise kamu idareleri arasında artık birlikte çalışabilirliğin sağlanabileceği bir platformun oluşturulması amaçlanmış, bunu sağlamaya yönelik çalışmalar da hız kazanmıştır. Bu çalışmalarla amaçlanan vatandaşa tek elden hizmet sunumunu gerçekleştirmektir.

Başta Avrupa Birliği olmak üzere tüm dünyada bu yöndeki çalışmalar yoğun bir şekilde yürütülmektedir. Ülkemizde de[4];

  • Kamu kurumlarının bireysel uygulamalarını entegre etmek,
  • Güvenilir ve etkin uygulamalarla vatandaş odaklı kamu hizmeti sunumuna geçişi sağlamak,
  • Kurumsal hedefler yerine, tek bir bilgi toplumu hedefinde birleşmek,
  • AB bilgi toplumu normlarına ulaşarak, ülkemizi küresel rekabette güçlü kılmak,
  • Uluslararası en iyi örneklerden yararlanmak,

amaçlarıyla yola çıkılmış ve bilgi paylaşımını esas alan birlikte çalışabilir sistemler yaratmaya yönelik çalışmalar bu kapsamda yürütülmeye başlanmıştır.

3.Kamu İdarelerimizde Bilişim Teknolojilerinin Kullanımı ve Birlikte Çalışabilirlik Öncesinde Yürütülen Çalışmalar

İnternet ile 1993 yılında tanışan Türkiye’de kamu hizmeti sağlayan kurum ve kuruluşlara ait internet sitesi sayısı hızla artmış, Ocak 2006 itibarıyla, 8.115’e ulaşmıştır[5]. Her ne kadar günümüzde birçok devlet kurumunun web sitesi olsa da, e-devlet alanındaki çalışmaların etkileşim, katılım, şeffaflık, erişilebilirlik konularında arzu edilen düzeyde bir iyileşme sağladığını söyleyebilmek mümkün değildir. Örneğin yapılan bir araştırmada, vatandaşların sadece %3’ünün kamu bilgi ve hizmetlerine İnternet yolu ile ulaştığı Türkiye, araştırmada incelenen 26 ülke arasında sonuncu olmuştur. Benzer şekilde, 11.000 İnternet kullanıcısı ile görüşülerek gerçekleştirilen bir araştırmada da bu kişilerden sadece %9’nun bir kamu kuruluşunun web sayfasını ziyaret ettiği, buna karşılık kullanıcılardan %25’inin İnternet’i haber okumak, %19’unun iş bulma amaçlı, %14’ünün ise müzik dinlemek için kullandığını nakletmektedir.[6]

Diğer taraftan, 2006 yılı e-Devlete Geçişte Kamu Kurumları İnternet Siteleri konulu Performans Denetiminde; “Ülkemizde kamu kurumlarının internet siteleri, ağırlıklı olarak bilgi ve doküman sunulan birinci düzey ve/veya elektronik yayıncılık yapılan ikinci düzey sitelerdir. İnternet sitelerinden bu düzeyde hizmet sunulması, etkileşimli ve katılımcı kamusal hizmet sunumunu hedefleyen e-Devlet için yeterli değildir. Oysa sunulan hizmet çeşidinin ve kalitesinin artırılması, söz konusu hizmetlerin klasik usulde çalışanlar eliyle sunulmasından ve dolayısıyla bürokratik işlemlerin devam etmesinden kaynaklanan maliyet ve zaman kayıplarını önlemenin en önemli aracıdır. Üstelik, 2005 yılında kamu kurumlarının internet sitelerinden vatandaşın yararlanma oranında önceki yıllara göre, yaklaşık %50 azalma olmuştur. Bu durum, kamu internet sitelerinin vatandaşın tercih ve ihtiyaçlarına göre gözden geçirilmesi gereğine işaret etmektedir. Vatandaşın günlük yaşamında ihtiyaç duyacağı, uygulanması kolay ve etkisi yüksek hizmetlere öncelik verilerek, elektronik hizmet sunumu geliştirilmelidir.”denilerek önemli tespitlerde bulunulmuştur.[7]

Yaşanmakta olan bu sorunların çözümü ve bilgi teknolojilerinden daha etkin yararlanma amacıyla birçok düzenleme yapılmıştır. Bu düzenlemelerle, şeffaflık, kesintisiz/sürekli hizmet, katılımcılığın artırılması, hizmete kolay, hızlı ve rahat erişim, hizmet kalitesinin artırılması, harcamalarda tasarruf sağlanması, kırtasiye işlemlerinin kontrol altına alınması, vatandaşın devlete olan güveninin artması amaçlanmaktadır.

Bu güne kadar yapılan çalışmaları kısaca değerlendirmek gerekirse; öncelikle, Başbakanlık tarafından yayımlanan 1998/13 sayılı Genelge ile kamu yönetiminde bilişim hizmetlerinin etkinliği sağlanmaya yönelik “Kamu-Net Üst Kurulu” oluşturulduğunu görmekteyiz.Bu dönemde Başbakanlıkça yürütülen “Kamu-Net Kamu Bilgisayar Ağları” projesiyle gerçek veya tüzel kişilere ilişkin mevcut bilgilerin gizlilik derecesi ve ulaşabilirliği çerçevesinde, bilgisayar ortamında alışverişinin sağlanabilmesi için gerekli veri altyapısının oluşturulması hedeflenmiştir.

Türkiye’de bu yönde çalışmalar devam ederken, Avrupa Birliği’nde yaşanan gelişmeler de ülkemizi doğrudan etkilemiştir. 15 AB ülkesinin Hükümet ve Devlet Başkanları, Avrupa’nın gelecek onyılda “dünyadaki en rekabetçi ve dinamik bilgi tabanlı ekonomisi” haline gelmesi hedefini 23-24 Mart, 2000 tarihinde Lizbon’da yapılan Avrupa Konseyi toplantısında koymuşlardır. Bu hedef, Avrupa’nın bir an önce bilgi tabanlı ekonominin, özellikle de Internet’in sağladığı fırsatlardan yararlanması gerekliliğini ortaya çıkarmıştır. 19-20 Haziran 2000 tarihinde Feira’da yapılan toplantılarda eAvrupa Eylem Planı (eEurope Action Plan) kabul edilmiştir.

11-12 Mayıs 2000 tarihlerinde Varşova’da yapılan Avrupa Bakanlar Konferansı’nda, Orta ve Doğu Avrupa Ülkeleri, 15 AB ülkesi tarafından Lizbon’da ortaya konulan stratejik hedefi benimsemiş; 15 AB ülkesinin ortaya koyduğu girişimin bir parçası olma konusunda uzlaşmış ve aday ülkeler olarak kendileri için “eAvrupa-benzeri bir Eylem Planı” hazırlamaya karar vermişlerdir. Başlangıçta “eEurope-like Action Plan” olarak adlandırılan bu girişime sonradan “eEurope+ Action Plan” adı verilmiştir. İçinde Türkiye’nin de bulunduğu grup hazırlamış oldukları eAvrupa+ eylem planında belirtilen ve dört ana maddede gruplandırılan çalışmaları 2003 yılı sonuna kadar tamamlamayı taahhüt etmişlerdir.[8]

Bir yandan, Avrupa Birliği'ne aday ülkelerin gerçekleştirmesi öngörülen e-Avrupa+ eylem planıÜlkemizce kabul edilmiş, bu planda belirtilen çalışmaların tamamlanması ülke olaraktaahhüt edilmiş, diğer taraftan,Avrupa Birliği Müktesebatının Üstlenilmesine İlişkin Türkiye Ulusal Programı'nınbilim ve araştırmaya ilişkin 17. bölümünde de, e-Avrupa girişiminin desteklendiği veTürkiye'de bilgi toplumunu oluşturmak amacıyla e-Türkiye girişiminin başlatılacağı beyanedilmiştir.

58. Cumhuriyet Hükümeti tarafından hazırlanan Acil Eylem Planı’nda yer alan  KYR-22 kodlu eylem, bugüne kadar Türkiye’de yürütülen bilgi toplumuna yönelik çalışmaların bütüncül bir yaklaşımla yürütülmesini öngörmüştür. Bu kapsamda, 2003/12 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile E-Dönüşüm Türkiye Projesinin amaçları, kurumsal yapısı ve uygulama esasları belirlenerek, koordinasyonunu sağlamak üzere DPT bünyesinde, Bilgi Toplumu Dairesi Başkanlığı oluşturulduğu kamu kurum ve kuruluşlarına duyurulmuştur.Ayrıca, söz konusu Genelgedeöngörüldüğü üzere e-Dönüşüm Türkiye Projesi’nin üst düzeyde yönlendirilmesi veizlenmesi amacıyla, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile sivil toplum kuruluşlarının üst düzeytemsilcilerinden oluşan bir Danışma Kurulu oluşturulmuştur.

Bu süreçte DPT Müsteşarlığı’nın koordinatörlüğünde, 2003-2004 dönemini kapsayan Kısa Dönem Eylem Planı hazırlanmış, Danışma Kurulunun değerlendirmeleriyle son şekli verilmişBaşbakanlığın 2003/48 sayılı Genelgesiyle duyurulmuştur.e-Dönüşüm Türkiye Projesi Kısa Dönem Eylem Planı (KDEP)’nda yer alan 34 no’lu  “Birlikte çalışabilirlik esaslarının belirlenmesi ve rehber yayımlanması” eylemi çerçevesinde Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı koordinasyonunda;

E-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi Sürüm 1.0 (Başbakanlık 2005/20 Sayılı Genelge[9])

E-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi Sürüm 2.0 (Başbakanlık 2009/4 Sayılı Genelge[10])

Hazırlanmıştır. Sürüm 1.0 Başbakanlık Genelgesinin eki olarak yayımlanmışsa da, Sürüm 2.0 Başbakanlık Genelgesinin ekinde yer almamaktadır. Genelge, www.bilgitoplumu.gov.tr adresine yönlendirme yapmış, dolayısıyla,güncellemelerin artık buradan yapılacağı duyurulmuştur. Söz konusu sitenin kamu idareleri tarafından takip edilmesi gerekmektedir.

4.Birlikte Çalışabilirlik Rehberinin Kapsamı ve Önemi

Devlet Planlama Teşkilatı koordinasyonluğunda hazırlanarak, Başbakanlık genelgeleriyle duyurulan Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberleri ile e-Dönüşüm Türkiye Projesi kapsamında; başta kamu kurum ve kuruluşları olmak üzere, kamuya elektronik ortamda hizmet sunan tüm kuruluşlar arasında birlikte çalışılabilirliğin sağlanması ve bu çerçevede; yetki ve sorumluluklar, esas ve prensipler, yöntem ve kriterler ile teknik standartların belirlenmesine yöneliktir.

Sürüm 2.0,üç bölümden oluşmaktadır. Birinci bölümde; genel esaslar ve birlikte çalışabilirlik politikası, ikinci bölümde; bilginin sunumu, taşınması, değişimi, entegrasyonu, güvenliği ve geliştirilen çözümlerin yaşam döngülerine ilişkin teknik standartlar belirlenmiştir. Üçüncü bölümde ise önümüzdeki dönemde yürütülecek Rehber’i tamamlayıcı nitelikteki çalışmalara yer verilmektedir.

Rehberde konu edilen süreç yönetimine geçmeden önce birlikte çalışabilirlik kavramının Rehber’de nasıl tanımlandığı ve Rehber hakkında bazı bilgilerekısaca değinmekte yarar görüyoruz. Birlikte çalışabilirlik; “bir sistemin ya da sürecin, ortak standartlar çerçevesinde bir diğer sistemin ya da sürecin bilgisini ve/veya işlevlerini kullanabilme yeteneği” olarak da ifade edilmektedir[11]. Rehberle kamu idareleri için bazı belirlemeler yapılmıştır:

i.Bazı standartlar belirlenmiş ve kullanılması önerilmiştir;

“Dosya sıkıştırma ve/veya arşivleme için aşağıdaki tabloda yer verilen formatlardan herhangi birisi ya da birkaçı birlikte kullanılabilir.”[12]

 

Bileşen

Standart/Teknoloji

Açıklama

Dosya sıkıştırma ve arşivleme

ZIP (.zip)

 

GZIP (.gz)

 

7ZIP (.7z)

 

Arşivleme

TAR (.tar)

 

ii.Veri Entegrasyonu ve İçerik Yönetimine İlişkin Esaslar Belirlenmiştir:

İçerik yönetimi ve veri/bilgi paylaşımı için esaslar belirlenmiş, süreç yönetimine geçilmesi zorunlu kılınmıştır. Süreç yönetimi çalışmalarında kullanılacak yazılım uygulamaları belirlenmiştir.

Örnek olarak;

 

Bileşen

Standart/Teknoloji

Açıklama

Süreç modelleme

İş süreçleri, süreç zincir çizenekleri (Process Chain Diagram) kullanılarak modellenmelidir. Yazılım desteği sağlanacak süreçler daha sonra UML kullanılarak detaylandırılacaktır.

Kullanılması önerilmektedir.

Süreç uygulama dili (web servisleri için)

BPEL (Business Process Execution Language)

BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services)

 

Süreç tanımlama (web servisleri için süreç tanımı depoları)

ebXML

Kullanılması önerilmektedir.

Süreçlerin çağırılması

ASAP

 

iii.Veri Güvenliğine İlişkin Ortak Kriterler Belirlenmiştir:

Örnek olarak;

 

Bileşen

Standart/Teknoloji

Açıklama

Bilgi güvenliği yönetimi için uygulama prensipleri

ISO/IEC 27002

Bilgi güvenliği yönetim sistemlerinde kullanılabilecek karşı önlem önerileridir.

Mümkün olan hallerde milli olarak üretilen karşı önlemlerin kullanılmasına azami özen gösterilmelidir.

Bilgi güvenliği yönetim sistemleri – Özellikler ve kullanım kılavuzu

TS ISO/IEC 27001

Kurumların dokümante edilmiş bir BGYS’yi tüm ticari riskleri bağlamında kurmak, gerçekleştirmek, izlemek, gözden geçirmek, bakımını yapmak ve iyileştirmek için gereksinimleri kapsar. Standart, ISO/IEC 27001:2005 standardının Türkçe çevirisidir.

iv.Coğrafi Bilgi Sistemlerinde Kullanılacak Standartlar Belirlenmiştir:

Örnek olarak[13]:

 

Bileşen

Standart/Teknoloji

Açıklama

Web harita servisi

 

OGC Web Map Service (WMS)

ISO 19128 Geographicinformation -- Web mapserverinterface

Dokümanlar için www.opengeospatial.org www.isotc211.org/ sitelerine bakınız.

Web detay servisi

OGC Web Feature Service (WFS)

Dokümanlar için www.opengeospatial.org sitesine bakınız.

Belediyelerin özellikle bilgi işlem birimlerinin yukarıda örneklenen standartlara uygun hareket etmeleri gerektiğinden, Rehber’i incelemeleri yerinde olacaktır.

5.Birlikte Çalışabilirliğin İç Kontrolle İlişkisi ve Ortak Hedef (Süreç Yönetimi)

İç kontrol sisteminin,5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu[14]gereği kapsamındaki tüm kamu idarelerinde kurulması ve devamlı geliştirmesi gerekmektedir. Yönetim sorumluluğunda olan iç kontrol, merkezi uyumlaştırma birimleri tarafından belirlenen veya idarelerce belirlenerek eylem planlarıyla ortaya konulan ve mali veya mali olmayan tüm faaliyetlerini kapsayan çalışmalardan oluşmaktadır.

İç kontrol sisteminin kurulması ve geliştirilmesi yönünde yürütülen çalışmalar da, COSO Modeli[15] çerçevesinde kamu idarelerinin “kontrol ortamı” , “risk değerlendirmesi”, “kontrol faaliyetleri” , “bilgi ve iletişim” , “izleme” alanlarında bazı çalışmaları planlamalarını ve bunları hayata geçirmelerini içermektedir.

“Birlikte Çalışabilirlik” kapsamında yürütülen çalışmalar ile iç kontrole ilişkin çalışmalar birbiriyle ilişkili ve birbirini tamamlayıcı mahiyettedir. Her iki alanda da karşımıza çıkan süreç yönetimi kavramı bu iddiamızı doğrulamaktadır.

Süreç yönetimi, Rehber’in 3.3.Süreç ve Veri Entegrasyonu” başlıklı bölümünde yer almakta ve bu bölüm ile bir sonraki bölüm, kamu idarelerinde süreçlerin tanımlanması, modellenmesi ve bu çalışmalarda kullanılması önerilen standartlardan söz etmektedir.İş süreçlerinin yeniden yapılandırılmadan,e-Devletten beklenen en önemli fayda kalemi olan bürokrasinin vekırtasiyeciliğin azaltılmasınınmümkün olmadığı yönünde,Sayıştay’ın performans denetimlerinde de tespitler bulunmaktadır.[16]

Diğer taraftan süreç yönetimi iç kontrolün kurulması açısından da oldukça önemli bir çalışmadır. Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü tarafından yayımlanan “Üst Yöneticiler İçin İç Kontrol ve İç Denetim Rehberinde” de, Merkezi Uyumlaştırma Birimi tarafından yapılan düzenlemeler dışında idarelerce;

  • İş ve işlemlere yönelik süreç akış şemaları hazırlanması,
  • Personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenmesi,
  • Görevlerin bilgili ve yeterli personel tarafından yürütülmesine önem verilmesi,
  • Kontrol prosedürleri belirlenmesi,
  • Uygun bir iletişim ağı oluşturulması,
  • Personelin yeterli eğitim almasına yönelik çalışmalar yapılması,

Kontrol listeleri ve kontrol öz değerlendirme formları oluşturulması, gerektiği ifade edilmiştir.

 

Zaten ortak bir alan olan süreç yönetimi konusunda, Rehber, iç kontrolle açıkça bağ kurmuştur[17]:

belediyeler-icin-birlikte-calisabilirlik-rehberinin-onemi.png

Bununla birlikte çalışmalarla ilgili temel prensipler belirlenmiş olup, bunlar da iç kontrolle uyumludur[18];

“Süreçler, Stratejik Planda da ifade edilen amaç ve hedefleri gerçekleyecek şekilde tanımlanmalıdır. Stratejik Planda izlenemeyen bir temel süreç tanımlanmamalıdır.

Süreç modelleme çalışması amacıyla kurumlar danışmanlık hizmeti alabilir, ancak sürecin içinde yer alan tüm kurum birimlerinin seçilmiş ve yetkilendirilmiş temsilcilerinden oluşan bir çalışma grubu kurulmalıdır. Mümkünse Süreç Çalışma Grubu süreklilik arz etmeli, dönemsel olarak süreç performansını değerlendirmeli, gereken değişiklikleri yönetimin onayına sunulmalıdır. Süreç sahipleri çalışma grubu içinde temsil edilmelidir.

Süreç modelleme çalışmalarında Bilgi Yönetimi süreçleri de dikkate alınmalıdır.

Süreç modelleme ve iyileştirme çalışmaları Performans Programı içinde faaliyet ve projeler olarak ifade edilmeli, maliyetlendirilerek bütçe ile ilişkilendirilmelidir.        

İç Kontrol sistemi tanımlı süreçler üzerinden, risk analizi sonucu, kontrol noktaları ve kuralları belirlenerek kurulmalıdır.

Süreç performansı operasyonel sistemler üzerinden izlenebilmelidir. Faaliyet raporunda süreç performansı verileri paylaşılmalıdır.”

6.Sonuç

Özellikle belediyelerimizde mevcut duruma bakıldığında;

  • Görevinin Gereklerini Bilen, Nitelikli Personel Sayısının Yetersizliği,
  • Çalışanların İşlem Zincirinin Tamamını Göremediği, Tek Bir Halkasına Odaklandığı/Uzmanlaştığı, Sistemi Bir Bütün Olarak Algılayamadığı, İşine Hakim Personelin “Bilgi Dukalığı” Kurduğu, İşin Sadece Belli  Bir Bölümünü Üstlenerek/Öğrenerek Emekli Olan Personel Bulunduğu,
  • Personel Rotasyonunun Oldukça Güç Olduğu, Personelin Çalıştığı Alan Dışında Sorumluluk Üstlenmek İstemediği, İşin Başlangıcını (Önceki İşlem) => Sürecini (Kontrol Ortamı) => Sonucunu Gösteren Rehber Bulunmadığı,
  • Uygulanması Gereken Prosedürlerin Oldukça Değişik Mevzuat Normlarında Yayımlandığı, Bir Bütün Halinde Kontrol Noktalarının Ortaya Koyulamadığı,
  • Mevzuatımızın da Hızlı, Ayrıntılı ve Kapsamlı Bir Şekilde Değiştiği, Değişikliklerin Uygulayıcılar Tarafından Takip Edilmesinde Güçlükler Yaşandığı,

Bilinen gerçekler olarak karşımıza çıkmaktadır. Süreç yönetimi ile bu sorunların çözümüne katkıda bulunabilir. Çünkü süreç yönetimi, kurumda/birimde yapılan faaliyetlerin işler bazında ortaya çıkarılmasını sağlayarak iş/süreç bazlı bir kontrol sağlar.Her bir sürecin sahibi/sorumlusu belirlenerek hangi işin kim/kimler tarafından yapıldığı net biçimde ortaya konur.

Diğer taraftan,  süreçlere performans göstergesi ve hedef belirlendiği için süreçlerin kendi akışı içerisinde bırakılması yerine hedefine ulaşması yönündeki çabaları içerecek şekilde yönetilmesi sağlanır.Süreçler için hedefler konulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş olur.Süreçlerin akış şemaları oluşturulacağından, yapılan işler bir bütün halinde görülebilir.

Kaldı ki Rehber’de süreç yönetimi

“Organizasyonel birlikte çalışabilirlik kapsamında, kurumlara ait iş süreçlerinin ilişkili diğer kurumları da içerecek şekilde modellenmesiyle ilgilenilir ve kurumların amaçları ile teknik altyapıyı şekillendiren uygulama ve sistemler arasında bütünlük, diğer bir ifadeyle, paylaşılan bilginin daha etkin olarak değişimini sağlayacak şekilde oluşturulmuş iş süreçleri ve buna uygun kurumsal yapılanma hedeflenir. Ayrıca, süreçlerin yeniden mühendisliği, kurum içi ve kurumlar arasında iş akış yönetimi, süreç ve hizmetler için ihtiyaçların belirlenmesi gibi konuları içerir. Anlamsal birlikte çalışabilirlik kapsamında ise verinin, onu üreten kurumun dışındaki kurumlar tarafından da doğru şekilde anlaşılması ve yorumlanmasına yönelik çalışmalar yer alır.”

İfadeleriyle yer almakta olup, süreç yönetimiyle hedeflenen, hizmetlerin mevcut süreçlerle değil, vatandaş odaklı olarak sunulduğu ve kurum tercihleriyle değil vatandaşın ihtiyaç ve tercihleriyle şekillendiği bir yönetim şeklini ortaya çıkarmaktır. Bu durum, vatandaş merkezli e-devlet yapısı, etkin bilgi paylaşımını ve bu da beraberinde el değiştiren bilginin içeriğinin anlam kaybına ya da değişikliğe uğramadan iletilmesi ve kullanılmasını gerektirir. Paylaşılan bilginin doğruluk, güncellik, bütünlük ve ucuzluk gibi özelliklere sahip olması, vatandaş ya da iş dünyası odaklı hizmetlerin bu niteliklerle sunulabilmesi; devletin hızlı ve etkin bir şekilde işleyişinin sağlanması, bilgiye dayalı karar verme süreçlerinin iyileştirilebilmesi hedefleri için temel ihtiyaçtır.[19]

2009/4 Sayılı Başbakanlık Genelgesi, belediyeler açısından da uygulanma zorunluluğu olan bazı hususlar içermekte olup, bu yöndeki çalışmaların bu zorunluluktan değil de iyi yönetmek için yapılması gerektiği bilinciyle hareket edilmesi yerinde olacaktır.

           

 


[1]28/02/2009 tarihli ve 27155 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

[2]http://www.bilgitoplumu.gov.tr/ adresinden temin edilebilir.

[3]Yrd.Doç.Dr. Cahit AYDEMİR Ögr.Gör.Dr. Mehmet KAYA, “Küreselleşme Kavramı ve Ekonomik Yönü” Elektronik Sosyal Bilimler Dergisi, www.e-sosder.com/dergi/20260-282.pdf

[4] Recep ÇAKAL, “e-Dönüşüm Türkiye Projesi vee-Devlet’e Geçiş Çalışmaları” , Türkiye-İngiltere e-Devlet Semineri 09/09/2003

[5] Sayı, Sayıştay’ın  “E-Devlete Geçişte Kamu Kurumları İnternet Siteleri” adlı çalışmadan alınmıştır. Sayıştay Dergisi, sayı 62, s.143.

[6] Mete YILDIZ, Yerel Yönetimlerde İnternet Uygulamaları ve e-Devlet, http://www.bilgiyonetimi.org/cm/pages/mkl_gos.php?nt=537

[7] Ayrıca konuyla ilgili bakınız: “e-Dönüşüm Türkiye Projesi Çerçevesinde Yürütülen Faaliyetler” konulu Sayıştay Performans Denetim Raporu, Haziran-2006.

[8]“Değişimin Rotası e-Türkiye”, http://209.85.129.132/search?q=cache:pvfozzJJXb0J:www.teknoturk.org/docking/yazilar/tt000087-yazi.htm+eeurope%2B+nedir&cd=6&hl=tr&ct=clnk&gl=tr

[9]05/08/2005tarih ve 25897 sayılıResmiGazete’deyayımlanmıştır.

[10]28/02/2009tarih ve 27155 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

[11]E-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi Sürüm 2.0, s:4, http://www.bilgitoplumu.gov.tr/yayin/eDTrBirlikteCalisabilirlikv2.doc.

[12]E-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi Sürüm 2.0, s:11, http://www.bilgitoplumu.gov.tr/yayin/eDTrBirlikteCalisabilirlikv2.doc.

[13]E-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi Sürüm 2.0, s:37, http://www.bilgitoplumu.gov.tr/yayin/eDTrBirlikteCalisabilirlikv2.doc.

[14] İç kontrol kavramı, söz konusu Kanun’un 55.md tanımlanmıştır.

[15] Destekleyici Kurumlar Komitesi (TheCommittee of SponsoringOrganisations of theTradwayCommission)

[16]2006 yılı e-Devlete Geçişte Kamu Kurumları İnternet Siteleri konulu Performans Denetimi.

[17] Rehber 23.sayfa.

[18] Rehber 24. ve 25. sayfalar.

[19]E-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi Sürüm 2.0, s:20, http://www.bilgitoplumu.gov.tr/yayin/eDTrBirlikteCalisabilirlikv2.doc.

Bu yazı toplam 749 defa okunmuştur.
  • Yorumlar 0
  • Facebook Yorumları 0
    UYARI: Küfür, hakaret, rencide edici cümleler veya imalar, inançlara saldırı içeren, imla kuralları ile yazılmamış,
    Türkçe karakter kullanılmayan ve büyük harflerle yazılmış yorumlar onaylanmamaktadır.
    Bu yazıya henüz yorum eklenmemiştir.
Yazarın Diğer Yazıları
Tüm Hakları Saklıdır © 2013 Haberler Ankara | İzinsiz ve kaynak gösterilmeden yayınlanamaz.
Tel : 0 545 221 98 97 | Faks : 0 850 303 80 36 | Haber Scripti: CM Bilişim