• BIST 90.383
  • Altın 144,409
  • Dolar 3,6117
  • Euro 3,9021
  • Ankara 18 °C
  • İstanbul 12 °C
  • İzmir 22 °C

Belediyelerde Süreç Yönetimi

Taner Eraslan

"Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz"

Peter DRUCKER

  1. Giriş

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, kamu idarelerinin, kamu kaynağını kullanırken ilgili gider mevzuatına uygun hareket etmelerini benimsemekle birlikte, bu kaynakları, etkili, ekonomik ve verimli kullanmalarını da benimsemiştir. Bu yaklaşım, idarelerin mali olmayan işlemlerinin de değerlendirme (faaliyet raporlarıyla) ve denetim (iç/dış denetim ile) alanı içinde olmasını gerektirmektedir.

Mali olmayan işlemleri de içeren iç kontrol kavramı ile kamu idareleri, yürüttükleri tüm faaliyetleri etkili, ekonomik ve verimli gerçekleştirmeyi sağlayacak bazı çalışmalar yapmak zorundadır. İç kontrol kavramını daha da açmak gerekirse, sadece kontrol faaliyetlerini değil, idarenin organizasyon yapısını, işleyişini, görev yetki ve sorumluluklarını, karar alma süreçlerini kapsayan ve idarenin çalışanlarının tamamının rol aldığı dinamik bir süreç olarak da ifade edilmektedir.[1]

Kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin kurulmasına yönelik birçok mevzuat yayımlanmış olup bu kapsamda yapılması gereken çalışmalardan birisi de süreç yönetimidir. Süreç yönetimine geçiş ile birlikte yürütülen tüm faaliyetler tanımlanır, ölçülür ve denetim için kontrol ortamı yaratılır. Bu çalışmalarda iş akış şemaları hazırlanarak, sistem bir bütün halinde ortaya konulmaya çalışılır. İş akış şemaları hazırlanması, işbirliği ve işbölümü çalışmalarına etkinlik katar, süreçlerde rol alanlar netleştirir, yetki ve sorumluluklar belirlenir hatta ortaya çıkan sonuçlar performans göstergelerin belirlenmesine bile yardımcı olur.

Oldukça önemli olduğunu düşündüğümüz süreç yönetimi çalışmalarının konu edildiği bu çalışmada öncelikle iş akış şemalarının hazırlanmasının yasal bir zorunluluk olup olmadığı değerlendirilecektir. Daha sonra süreç yönetimine ilişkin temel bilgilere ve konuyla ilgili çeşitli tanımlamalara yer verilerek, iş akış şemalarının hazırlanmasında izlenebilecek aşamalar açıklanmaya çalışılacaktır.

Bununla birlikte çalışmamızda bir uygulama örneği geliştirilmeye çalışılmıştır. Bunu yaparken konunun teorik içeriğini ve özel sektör uygulamalarını da göz önünde bulundurulmuştur. Dolayısıyla çalışma süreç yönetiminin bir belediyede nasıl hayata geçebileceği ve süreç yönetimi çalışmalarından neler bekleneceği üzerine odaklanmıştır.

  1. Süreç Yönetimi Yasal Bir Zorunluluk Mu?

Öncelikle şu hususu belirtmek gerekir ki süreç yönetimine geçiş yasal bir zorunluluk olmakla birlikte kesinlikle yasal zorunluluk nedeniyle yürütülmemelidir. Bu çalışmalar idarelere değer katar ve idareleri geliştirir. Bu nedenle yönetim bilgi sisteminin önemli bir parçasıdır ve öncelikle üst yönetim bu çalışmaya kendi yönetim kalitesini geliştirmek amacıyla destek vermelidir.

5018 sayılı Kanun’un 55.maddesinin ikinci fıkrasında, Maliye Bakanlığı tarafından malî yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemlerin belirleneceği, geliştirileceği ve uyumlaştırılacağı, ayrıca, sistemlerin koordinasyonunun sağlanacağı ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verileceği hüküm altına alınmıştır.

Bu kapsamda Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü’nce “Üst Yöneticiler İçin İç Kontrol ve İç Denetim Rehberi” yayımlanmıştır. Bu rehberde Merkezi Uyumlaştırma Birimi tarafından yapılan düzenlemeler dışında idarelerce;

  • İş ve işlemlere yönelik süreç akış şemaları hazırlanması,
  • Personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenmesi,
  • Görevlerin bilgili ve yeterli personel tarafından yürütülmesine önem verilmesi,
  • Kontrol prosedürleri belirlenmesi,
  • Uygun bir iletişim ağı oluşturulması,
  • Personelin yeterli eğitim almasına yönelik çalışmalar yapılması,
  • Kontrol listeleri ve kontrol öz değerlendirme formları oluşturulması, gerektiği ifade edilmiştir.

Ancak, bu noktada şu hususu gözden kaçırmamak gerekir; iç kontrol sadece iş akış şemalarını hazırlamaktan ibaret değildir. İç kontrol genel anlamda yönetim kontrolü olup; faaliyetlerin yürütülmesinde benimsenen bir yönetim biçimi ve eylemler bütünü olarak ele alınması gerekmektedir.[2]

Diğer taraftan, “e-Dönüşüm Türkiye Projesi Kısa Dönem Eylem Planı”[3] ve “e-Dönüşüm Türkiye Projesi Birlikte Çalışabilirlik Esasları Rehberi” de aynı doğrultuda hükümler içermekte olup, merkezi ve yerel kamu idarelerinde süreç yönetimine geçilmesini zorunlu kılmaktadır. Özellikle 04/08/2005 tarih ve 2005/20 sayılı Başbakanlık Genelgesi[4] ile 29/02/2009 tarih ve 2009/4 sayılı Başbakanlık Genelgesi[5] ayrıntılı bir şekilde süreçlerin tanımlanması, haritalandırılması, modellenmesi ve bu çalışmalarda kullanılacak standartlar konularına yer vermektedir.

adsiz-004.png

Süreç yönetiminin yukarıda özetlenen mevzuat hükümleri nedeniyle, kamu idareleri için yasal bir zorunluluk olduğu ortadadır. Ancak bu tür çalışmaların mevzuatın gerektirdiği bir çalışma olarak algılanması hem beklenen faydaların azalmasını neden olacak hem de çalışanların konu hakkında ayrıntılı ve gerekli bilgileri almasını engelleyecektir. Süreç yönetimi gibi gelişmiş ülkelerde uygulanan birçok teknik ve analizler, öncelikle iyi bir yönetimin varmak istenilen amaçlara varmasını sağlayan araçlardan/tekniklerden birisidir. İyi yönetişim açısından bakıldığında süreç yönetimi, performans ölçümünden, işbirliği ve işbölümü alanlarının tespitine, rol ve süreç sahiplerinin belirlenmesinden mükerrer süreçlerin tespiti ve süreç iyileştirme çalışmalarına kadar bir çok konuda idareye veya üst yönetime yardımcı olmaktadır.

Aslında özel sektörde oldukça önemsenen süreç yönetimi, özellikle kamu hizmetinin fiyatlandırma sorunu nedeniyle kamu idarelerinde yeterli ilgiliyi görmemekte, uygulanıp uygulanmama konusunda bile tereddütler devam etmektedir. Ancak bu çalışmada bir uygulama ile süreç yönetiminin kamu idarelerine neler kazandırabileceği açıklanmaya çalışılacaktır.

3.      Süreç Yönetimine İlişkin Temel Tanımlar

Uluslararası Standardizasyon Örgütünün (ISO) oluşturduğu bir kalite yönetim standardı olan ISO 9001:2000’de süreç, girdileri çıktı haline getiren birbirleriyle ilgili ve etkileşimli faaliyetler takımı olarak tanımlanmıştır. Bu kapsamda süreç, belirli bir girdiyi, müşterileri için belirli bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren, tanımlanabilen, sınırları konulabilen, tekrarlanabilen, ölçülebilen, mutlaka bir sorumlusu olan, fonksiyonlar arası ve birbirine bağlı değer yaratan faaliyet dizini olarak da tanımlanmaktadır[6].

Süreçler işlerin doğal akışını ve birbiriyle olan ilişkilerini ortaya koymayı, süreç yönetimi ise bu akışın şirketin hedeflerine ulaşma yönünde organize edilmesini amaçlar.[7] Kamu idareleri mevzuat hükümleri doğrultusunda işlemlerini yürütmek zorundadırlar. Dolayısıyla iş süreçlerini nasıl yürütecekleri çoğunlukla kendileri dışında belirlenmektedir. Buradan süreç yönetiminin kamu için gereksiz olduğu sonucu çıkarılmamalı sadece özel sektörden bazı farklılıklar içerdiğine dikkat edilmesi gerektiği anlaşılmalıdır.

Kamuda süreç ve süreç yönetimi şu şekilde tanımlanabilir: Süreç, idarelerin faaliyetlerini yürütürken uymak zorunda oldukları mevzuat ve söz mevzuata aykırı olmamak şartıyla idarelerin ortaya koydukları her türlü düzenleme doğrultusunda, tüm istihdam şekilleriyle ve kamu kaynağı kullanarak yürüttüğü, stratejik planında belirlenen noktaya varmaya yarayan işlemler zinciridir. Süreç yönetimi ise stratejik planı başta olmak üzere idarece varılmak istenen noktaya ulaşılması için süreçlerin tanımlanması, haritalandırılması ve iyileştirilmesi çabalarına yönelik planlama ve uygulama çalışmalarıdır.

Birçok kamu idaresinde oldukça fazla ve çeşitli faaliyetler yürütülmektedir. Bunlardan hangileri süreç analizine konu olacaktır? Bu süreçleri belirlerken ne gibi ölçütler kullanılacaktır? Belirlenen süreçler nasıl gruplandırılacaktır? Bu sorulara çalışmanın sonraki bölümlerinde yer vereceğimiz uygulamada da cevap arayacağız. Ancak, gerek süreç yönetimine geçmek isteyen idarelerin konuyla ilgili bazı tanımlamaları bilmesi gerektiğini düşündüğümüzden gerekse sorularımıza cevap ararken bu tanımlamalara da yer vereceğimizden aşağıdaki açıklamalara değinmeyi uygun gördük:

  1. Bir süreç hangi özellikleri taşımalıdır?[8]
    • Tanımlanabilirlik; sürecin temel unsurlarının belirlenebilmesi özelliğidir.
    • Ölçülebilirlik; sürecin performans ölçütleri ile izlenebilme özelliğidir,
    • Yinelenebilirlik; süreci harekete geçiren aynı veya değişen girdilerin işlemesi sonucunda oluşan çıktının müşteri ihtiyaç ve beklentilerini sürekli karşılayabilme özelliğidir,
    • Kontrol edilebilirlik; süreç sorumlularının sürecin performansı hakkında her zaman için bilgi sahibi olabilmesi ve gerektiğinde düzeltici faaliyetlerin yerine getirilmesi özelliğidir,
    • Katma değer yaratma; sürecin çıktının kalitesi ve çıktıyı kullanan müşterinin tatmini üzerinde olumlu etki yaratabilme özelliğidir,
  2. Süreçler nasıl gruplandırılabilir?[9]
    • Temel Süreçler; doğrudan kuruluşun dış müşterilerinden gelen talep üzerine başlayan ve dış müşteriye bir ürün ya da hizmet sunulmasını sağlayan süreçlerdir,
    • Yönetim Süreçleri; tüm süreçlerin ortak hedefler doğrultusunda faaliyetler planlamasını, bunlarla ilgili performans göstergelerinin düzenli gözden geçirilmesi ve raporlanmasını içeren süreçlerdir,
    • Destek Süreçleri; şirket genelinde kaynaklanan en uygun kullanımın sağlanması amacıyla ortak çatı altında toplanmış değişik uzmanlık alanlarından oluşur,
  3. Süreç hiyerarşisi nasıl tanımlanabilir?[10]

adsiz-005.png

  1. Süreç yönetimi çalışmalarında kullanılan bazı kavramların anlamları nedir?
    • İş Akış Diyagramı: Bir süreç içinde yer alan işlerin ve bu işler arasındaki mantıksal öncelik/sonralık/ paralellik ilişkilerinin belli semboller, oklar ve açıklamalar kullanılarak şekilsel olarak gösterimidir.
    • Kritik süreç: Organizasyonun ana hedeflerine ulaşmasında kalite, maliyet ve zaman olarak kritik rol oynayan, organizasyonun başarılı ve başarısız olmasında etkin olan süreçlerdir.
    • Birimler arası yatay süreç: Süreçler birden fazla departman veya bölüm üzerinde yürür.
    • Fonksiyon İçi süreç: Yatay süreçlerin, alt süreçleri olup girdiler ve çıktılar aynı departman içindedir.
    • Ölçüt: Performans ile ilgili değerlendirmelerde göz önünde bulundurulması gereken faktörler.
    • Gösterge: Performans ölçütlerini ifade etmekte kullanılan sayısal unsurlar
    • Süreç sahibi: Sürecin toplamının verimli ve sonuçlarının doğruluğundan direkt sorumlu olan birimdir. Süreç sahibi, değişikliklere önderlik edebilmeli ve bu değişikliklerin sürecin tamamına olan etkisini gözlemleyebilmelidir. Bazen, süreç sahibi için ”Süreç Yöneticisi” terimini kullanırlar. Ancak yönetici terimi işe alma, süpervizörlük, ve mali sorumlulukları da içerdiğinden, doğru bir terim değildir. Süreç lideri veya süreç sponsoru da süreç sahibi için kullanılan diğer terimlerdir.

 

  1. Süreç yönetimi çalışmalarında kullanılan bazı sembollerin anlamları nedir?

adsiz-006.png

Burada yer verilen tanımlamalar uygulamada standartlaşmayı kolaylaştırmakta ve işin teknik/teorik içeriğini oluşturmaktadır. Birçok yazılım, akış haritalarında kullanılacak semboller gibi standartlar konusunda kullanıcı dostudur. İdareler uygun yazılım dili seçerek, çalışmalarını kolaylıkla yürütebilirler.

4.      Belediyelerde Süreç Yönetimine Geçiş

Süreç Yönetimi; süreçlerin tanımlanması, sahiplerinin, tedarikçilerinin, müşterilerinin, vatandaş ihtiyaçlarının belirlenmesi, gerekli adımlarda ölçümler alınarak performansının izlenmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasını içeren faaliyetlerin tümüdür.[11] Dolayısıyla hataları bulmak kadar, amaçlara ulaşmada etkisiz ve gereksiz faaliyetleri belirlemek içinde kullanılır. Tutarlı ve arzu edilen sonuçları sağlarken üretimi/hizmeti optimize etmeye çalışan süreçlerin dizaynında bize yardımcı olur.

Kurumun vizyonu ve stratejisi doğrultusunda mevcut ve gelecekteki beklentilere uygun orta ve uzun vadeli stratejik planlarının olması ancak mükemmel süreçler ile anlam kazanır. Aksi bir durum, mükemmel süreçler ile hayata geçirilemeyen mükemmel hizmetler planlamak olur. İyi tanımlanmış, sahipleri ve sorumluları belirlenmiş süreçlerle çalışan kurumlar, sağlayıcılardan alınan ürün ve hizmetlere en doğru teknolojiyi uygulayarak, vatandaş için değer yaratan sonuçlar üretirler. Süreçlere odaklanma vatandaşa daha iyi hizmet sunmayı sağlar ve vatandaş memnuniyetini arttırır. Zaman ve diğer kaynaklar daha iyi kontrol edilebilir, daha etkin kullanılır. Gereksiz tekrarlar (değer katmayan faaliyetler) saptanıp ayıklanabilir. Süreçler bazında fayda–maliyet-verimlilik (katma değer) analizi rahatça yapılabilir, performans daha kolay izlenebilir. Bilgiye ulaşım kolaylığı ve verilere dayalı karar alma imkanı sağlar. Sürekli iyileştirme (PUKÖ döngüsü) uygulamasını kolaylaştırır.[12]

Belediyelerimizdeki mevcut duruma baktığımızda da süreç yönetimine geçişin son derece gerekli olduğunu düşünmekteyiz. Çünkü belediyelerimizde;

  • Görevinin Gereklerini Bilen, Nitelikli Personel Sayısının Yetersizliği,
  • Çalışanların İşlem Zincirinin Tamamını Göremediği, Tek Bir Halkasına Odaklandığı/Uzmanlaştığı, Sistemi Bir Bütün Olarak Algılayamadığı, İşine Hakim Personelin “Bilgi Dukalığı” Kurduğu, İşin Sadece Belli  Bir Bölümünü Üstlenerek/Öğrenerek Emekli Olan Personel Bulunduğu,
  • Personel Rotasyonunun Oldukça Güç Olduğu, Personelin Çalıştığı Alan Dışında Sorumluluk Üstlenmek İstemediği, İşin Başlangıcını (Önceki İşlem) => Sürecini (Kontrol Ortamı) => Sonucunu Gösteren Rehber Bulunmadığı,
  • Uygulanması Gereken Prosedürlerin Oldukça Değişik Mevzuat Normlarında Yayımlandığı, Bir Bütün Halinde Kontrol Noktalarının Ortaya Koyulamadığı,
  • Mevzuatımızın da Hızlı, Ayrıntılı ve Kapsamlı Bir Şekilde Değiştiği, Değişikliklerin Uygulayıcılar Tarafından Takip Edilmesinde Güçlükler Yaşandığı,

Bilinen gerçekler olarak karşımıza çıkmaktadır.

5.      Belediyelerde Süreç Yönetiminin Aşamaları (Uygulama Örneği)

Süreç yönetimine geçiş, tüm kademedeki çalışanları içine alan oldukça kapsamlı bir çalışmadır. Bu nedenle doğru bir şekilde yürütülmesi ve istenilen sonuçların elde edilebilmesi için öncelikle rol ve sorumluluklar belirlenmelidir. Süreç geliştirme ve süreç yönetiminde önerilen rol ve sorumluluk şunlar olabilir:[13]

 

Roller

Süreç Yönetimi Sorumluluklar

Üst Yönetim

  1. Süreç sahiplerini atar.
  2. Kalıcı süreç ekiplerini belirler.
  3. Süreç ekibinin ölçümlerini izler ve ekibe geri bildirim verir.
  4. Süreç sahiplerinden gelen problemleri çözüme kavuşturur.
  5. Süreç performansını gözden geçirir.
  6. Süreç iyileştirmeleri tanır/ödüllendirir.
  7. Stratejik ve işlevsel değişiklikleri için akış diyagramları kullanır.
  8. Bölümler arası kopuklukları giderir.

Süreç Sahibi

  1. Sürecin üst düzey lideri ve savunucusudur.
  2. Sürecin uygun kaynaklara sahip olmasını sağlar.
  3. Bölümler arası tartışmaları çözümler.
  4. Süreç performansını izler ve üst yönetime raporlar.
  5. Süreç iyileştirmelerin uygulanmasını izler.

6.   Süreci değerlendirir.

Süreç Ekibi

  1. Süreç iyileştirmelerini analiz eder ve iyileştirir.
  2. Değişiklikleri yapar veya önerir.
  3. Bölümler arası konuları süreç sahibine iletir.
  4. Süreç iyileştirmelerini uygular.
  5. Süreç performansını izler ve problemleri giderir.
  6. Ölçümlerdeki gelişmeleri izler ve öneriler getirir.

Süreç lideri

  1. Ekip toplantılarını idare eder.
  2. Süreç sahibiyle sürekli ilişkide olur.

 

Belediyelerde rol ve sorumluluklar belirlendikten sonra aşağıda ki aşamaları izleyerek süreç yönetim çalışmaları yürütülebilir;

adsiz-007.png

Burada yer verilen aşamalar her kuruma göre değişiklik gösterebilir. Hatta pilot uygulama yapılarak, elde edilebilecek tecrübelerden faydalanılırsa süreç yönetimi daha başarılı yürütülebilir.

Yukarıda belirtilen aşamaların sıralaması kurumun tercihine göre değişebilmekteyse de bu aşamalarda yapılması gereken çalışmaları örnek uygulama önerimizle birlikte açıklamaya çalışalım:

1.Aşama: Eğitim; öncelikle üst yönetime mevzuat açısından gerekliliği, yapılırsa değer katacağı kısaca açıklanmalıdır. Tüm çalışanlara daha ayrıntılı eğitimler verilmelidir. Tüm çalışanların neden yapıldığı konusunda tereddütleri kalmamalı, hatta çalışanlara, yazılım ortamından, kullanılacak sembollere kadar ayrıntılı ve teknik eğitimler verilmelidir. Çünkü süreç yönetimi dinamik olup, çalışanlar tarafından sahiplenilecek ve devamlı bir şekilde güncelleştirilecektir.

2.Aşama: Süreçlerin Tanımlanması; Öncelikle birimlerin çalışma yönetmeliği/yönergesi gibi çalışmalar incelenerek faaliyetler, süreçler, alt süreçler şeklinde ağaçlandırılmalıdır. Örneğin;

5. İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ

   
 

5.1. Kurumun İnsan Gücü Planlaması ve Politikası Üzerine Çalışmalar Yapmak

  

5.1.1. Personel Alım İşlemlerini Yürütmek

    
   

5.1.1.1. Memur Alım İşlemlerini Yürütmek

   
   

5.1.1.2. İşçi Alım İşlemlerini Yürütmek

    
   

5.1.1.3. Sözleşmeli Personel Alım İşlemlerini Yürütmek

   

5.1.1.4. Geçici İşçi Alım İşlemlerini Yürütmek

  
   

5.1.1.5. Özürlü, Eski Hükümlü ve Terör Mağduru Kapsamında Alım İşlemlerini Yürütmek

   

5.1.1.6. Açıktan Memur Ataması

     
  

5.1.2. Personelin Yer Değiştirme ve Görevlendirme İşlemleri

   

5.1.2.1. Kurum İçi Görevlendirmeleri Yapmak

  
   

5.1.2.2. Kurum Dışı Görevlendirmeleri Yapmak

  
   

5.1.2.3. Nakil Gelen Personel İşlemlerini Yapmak

  
   

5.1.2.4. Nakil Giden Personel İşlemlerini Yapmak

  
  

5.1.3. Personel İzinlerini Takip Etmek

     
 

5.2. Personel Özlük İşlemlerini Yürütmek

    

Burada dikkat edilecek husus, birimlerin süreç kodları için kurumsal kodlama tercih edilerek, yazılım ortamında iyi bir anahtar seçilmiş olacağıdır.

3.Aşama: Süreç Sahiplerinin Belirlenmesi, Birimin belirlenen süreci üstlenen şeflik, büro gibi alt unsurlarının  tespiti yapılır. Süreç haritalandırma bu alt birimler vasıtasıyla çizilir.

4.Aşama: Süreçlerin Haritalandırılması, Uygun bir yazılım dili seçilerek iş akış şemaları otomasyon ortamına aktarılır. Bu çalışmada öncelikle süreç bilgi kartı oluşturulması oldukça önemlidir. Süreç bilgi kartı örneği;

adsiz-009.png

Süreç kartının oluşturulmasıyla birlikte iş akış şeması çizilebilir. Süreç haritalandırmada, “Ne Yapılıyor?” , “Nerede Yapılıyor?” , “Ne Zaman Yapılıyor?” , Niçin Yapılıyor?” , “Nasıl Yapılıyor?” , “Kim Yapıyor?” sorularına yanıt aranır. Süreç örneği verirsek;

adsiz-010.png

Süreç örneğinde de görüleceği üzere, sol üst tarafta süreç sahibi, kimin neyi nasıl yaptığı, süreçte rol sahipleri, bir işlemden önce neler yapıldığı, sonraki adımın ne olduğu, işbirliği ve işbölümü alanları gibi oldukça faydalı bilgiler net bir şekilde ortaya konmaktadır.

5.Aşama: Süreç Analizi Yapılması, Süreçler haritalandırıldıktan sonra üzerinde analiz yapılması gerekmektedir. Dikkat edilirse, bir aşamada elde edilen sonuç, önceki aşamaların tekrar tekrar elden geçirilmesini gerektirebilmektedir. Sürecin iç ve dış müşterileri ile iletişim kurulur. Süreci açıklayacak fonksiyonlar arası süreç haritası çizilir. Sürecin değerlendirilmesini sağlayacak ölçütler belirlenir ve veriler toplanır. Süreçte eksik ve yetersiz kalan süreç adımları belirlenir(Süreçteki aksaklık ve kopuklukların listesi çıkarılır).

6.Aşama: Süreç İyileştirme Çalışmaları Yapılması, süreç yönetiminin en önemli parçası süreçlerin iyileştirilmesidir. Tanımlanan, haritalandırılan iş süreçleri çeşitli nedenlerle yeniden tasarlanması gerekecektir. Süreçlerin iyileştirilmesi aşağıdaki yöntemler kullanılarak yürütülebilir[14]:

  1. Yeniden yapılandırma; süreç iyileştirme çalışmalarının en kapsamlı yürütülmesidir. Bu çalışmada strateji, süreçler, teknoloji, organizasyon ve kültür birlikte ele alınır. Bu şekilde stratejik plana dayalı gereksiz işlerin ortadan kaldırılması ve gerekli kültürel alt yapının oluşturulması sağlanır. Bu yöntemde otomasyon sisteminde değişiklik, süreç sahiplerinde değişiklik, birimler arasında işbirliği ve işbölümü kurulması veya geliştirilmesi gibi yeniden tasarım söz konusu olabilir.
  2. Sadeleştirme; iş süreçlerinin en az maliyetle, en kısa zamanda sonuçlanmasına engel olabilecek uygulamaların ortadan kaldırılması, bürokrasi yaratan işlemlerin azaltılması, mevzuatta yapılması yönünde bir düzenleme olmayan çeşitli işlemlerin analiz edilmesi çalışmaları süreç iyileştirme çalışmalarında önemli bir yöntemdir.
  3. Katma değer analizi; yapılan tüm faaliyetler ortaya bir değer çıkarmaktadır. Bu mali veya mali olmayan değerin arttırılmasına yönelik çalışmalar yapılmalıdır.
  4. Boşlukları ve kopukları giderme; haritalandırılan süreçlerin birimler arasında bağlantılarının kurulması, bittiği düşünülen bir işlemin gerçekten bitip bitmediğinin test edilmesi çalışmalarının yapılması da süreç iyileştirilmesi çalışmaları arasında sayılabilir.

Süreç iyileştirme çalışmaları süreklilik gösteren çalışmalardır. Seçilen bir sürecin incelenmesi, iyileştirme yollarının aranması, iyileştirilmiş süreçlerin yeniden tasarımı, uygulanması ve bu çalışmaların değerlendirilerek raporlanması birimlerde devamlı yapılması gerekmektedir.

6.      Süreç Yönetimi Belediyelerimize Ne Kazandırır?

Süreç yönetimi kurumda/birimde yapılan faaliyetlerin işler bazında ortaya çıkarılmasını sağlayarak iş/süreç bazlı bir kontrol sağlar. Süreçlerin akış şemaları oluşturulacağından, yapılan işler bir bütün halinde görülebilir. Her bir sürecin sahibi/sorumlusu belirlenerek hangi işin kim/kimler tarafından yapıldığı net biçimde ortaya konur. Her bir sürecin etkin biçimde işleyebilmesi için gerekli girdi ve tedarikçiler, ortaya çıkan çıktılar ve müşteriler belirlenir. Böylece süreçte herhangi bir sorun yaşandığında bunun nereden kaynaklandığı rahatlıkla bulunabilir. Süreçlere performans göstergesi ve hedef belirlendiği için süreçlerin kendi akışı içerisinde bırakılması yerine hedefine ulaşması yönündeki çabaları içerecek şekilde yönetilmesi sağlanır. Süreçler için hedefler konulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş olur.[15]

Katma değersiz faaliyetler ortadan kaldırıldığı ve islerin bütününün yani tüm bir sürecin etkinliği ölçüldüğünden kaynaklar daha etkin kullanılır hale gelir. Artık, fonksiyonlar değil süreçler yani islerin bütünü önemli olduğundan, birimlerin değil süreçlerin amaçlarına odaklanılmıştır. Bu sayede de kurum amaçlarına odaklanılmıştır. Gereksiz olabilecek karar ve onaylar kaldırıldığı için hızlı karar alma avantajı yakalanmış olur. Fonksiyonel yönetimde, sorumlulukların parçalanması sonucu oluşmuş sorumlusu belli olmayan alanlar (gri alanlar) ortadan kalkmış olur. Bilgiye ulaşım kolaylığı sağlanmış olur.

Süreç yönetimiyle kazanımları özetleyecek olursak[16];

  • İş birimleri işlevsel bölümlerden süreç ekiplerine doğru değişir.
  • İşler basit görevlerden çok boyutlu işlere değişir.
  • İnsanların roller değişir- kontrol edilenden yetkilendirilene
  • İşe hazırlanma değişir- yetiştirmeden eğitime
  • Performans ölçüm ve ücret politikalarında odak noktası değişir- faaliyetten sonuçlara
  • İlerleme kriteri değişir- performanstan yeteneğe
  • Değerler değişir- koruyucudan üretkene
  • Yöneticiler değişir- amirden antrenör
  • Organizasyonel yapı değişir- hiyerarşiden sadeliğe
  • Üst düzey yöneticiler değişir- skor tutucudan lidere

Geçilmeye yardımcı olan teknik veya yöntemdir.

 

  1. Sonuç

Süreç yönetimi gibi çalışmalar idarelere değer katar. Yönetim için ölçme ve kontrol kolaylaşır, sistem denetimi yapılabilir. Diğer taraftan yeni kamu mali yönetiminde, kamu kaynağının kullanılması sırasında sadece ilgili gider mevzuatına uygun hareket edilmesi yeterli değildir. İdareler artık bu tür çalışmalarla, iyi yönetilip yönetilmediği, işlemlerinin verimli ve etkin yürütülüp yürütülmediğini kontrol edebilir, daha da önemlisi sonraki dönemlerde belirlenen amaçlara varmada neler yapılabileceğini bu çalışmalar yardımıyla ortaya koymaya çalışır.

İş akış şemaları kurumsallaşmış organizasyonlarda yönetim bilgi sisteminin önemli bir parçasıdır. Bilgi bu çalışmalarla sayısallaştırılır. Ölçmeye ve haritalandırılmaya çalışılır. Böylelikle her defasında araştırma, öğrenme ve uygulama döngüsünden farklı bir süreç izlenmeye başlanır. Bu çalışmalarla iş önce planlanır. Neyin, nasıl ve kimlerle yapılacağı önceden belirlenir. İdarenin izleyeceği/yapacağı işlemler planlanmış, herkesin anlayabileceği bir ortama aktarılmış ve uygulama kolaylaşmıştır. Diğer taraftan, uygulamadan sonra yapılacak kontrollerde kolaylaşmaktadır.

Yukarıda özetlenen nedenlerle süreç yönetimi belediyelerde uygulanmalıdır.


[1] Üst Yöneticilere Yönelik İç Kontrol ve İç Denetim Rehberi, (www.bumko.gov.tr) Erişim Tarihi:10.03.2009

[2] Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi, Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü’nün 04/02/2009 tarih ve 1205 sayılı “Kamu İç Kontrol Standartları” Konulu Yazısı.

[3] Ayrıntılı bilgi için bakınız: 2003/48 sayılı Başbakanlık Genelgesi  (2003/48 sayı ve 04.12.2003 tarih ve 25306 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır). Ayrıca 27.02.2003 tarih ve 2003/12 sayılı Başbakanlık Genelgesi de “e-Dönüşüm Türkiye” projesine yönelik hükümler içermektedir

[4] 05/08/2005 tarihli ve 25897 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

[5] 28/02/2009 tarihli ve 27155 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.

[6] www.tkgm.gov.tr/turkce/dosyalar/diger%5Cicerikdetaydh246.pdf

[7] Arzu Akçal ARAS, Sürdürülebilir Süreç Yönetimi, İstanbul, KALDER Yayınları, 2005, s.1

[8] Hasan Emre ÖZAY, Süreçlerle Yönetim Sistemi ve Küçük ve Orta Ölçekli Bir İşletmede Uygulanması, D.E.Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü Yayımlanmamış Yüksek Lisans Tezi, İzmir, 2003

[9] Hakan TURAN, Arçelik’te Süreç Yönetimi Üretim Süreci, 7. Ulusal Kalite Kongresi Tebliğler ve Özgeçmişler Kitabı, Cilt 1, İstanbul, 11-12 Kasım 1998

[10] Burak GÜRCAN, “Süreçlerle Yönetim ve Uygulaması”, İstanbul Teknik Üniversitesi F.B.E., Basılmamış Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2000, s.15.

[11] “Süreç Yönetimi ve İç Kontrol” Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrol Dairesi www.maliye.gov.tr/defterdarliklar/kars/sunular/süreç%20ve%20iç%20kontrol.pps  

[12] “Süreç Yönetimi ve İç Kontrol” Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı İç Kontrol Dairesi www.maliye.gov.tr/defterdarliklar/kars/sunular/süreç%20ve%20iç%20kontrol.pps

[13] http://www.scribd.com/doc/6705925/SUREC-YONETM

[14] Arzu Akçal ARAS, a.g.e.  s.116 (Kamu idareleri için söz konusu olabilecek öneriler tarafımızdan geliştirilmeye çalışılmıştır)

[15] http://www.5m.com.tr/kamuda-surec-yonetim-modeli.html

[16] Süreç Yönetimi “www.scribd.com/doc/6705925/SUREC-YONETM - 261k”

Bu yazı toplam 2081 defa okunmuştur.
  • Yorumlar 0
  • Facebook Yorumları 0
    UYARI: Küfür, hakaret, rencide edici cümleler veya imalar, inançlara saldırı içeren, imla kuralları ile yazılmamış,
    Türkçe karakter kullanılmayan ve büyük harflerle yazılmış yorumlar onaylanmamaktadır.
    Bu yazıya henüz yorum eklenmemiştir.
Yazarın Diğer Yazıları
Tüm Hakları Saklıdır © 2013 Haberler Ankara | İzinsiz ve kaynak gösterilmeden yayınlanamaz.
Tel : 0 545 221 98 97 | Faks : 0 850 303 80 36 | Haber Scripti: CM Bilişim