• BIST 94.008
  • Altın 191,264
  • Dolar 4,6948
  • Euro 5,4894
  • Ankara 26 °C
  • İstanbul 24 °C
  • İzmir 29 °C

Belediye Faaliyet Raporlarında İmaj ve İtibar Riski

Taner Eraslan

1. Giriş

Kurumsal itibar; genel olarak paydaşların “kurumun ne olduğuna”, ‘kurumun sorumluluklarını nasıl yerine getirdiğine”, ‘paydaşların beklentilerinin nasıl karşıladığına”, “kurumun sosyal-politik çevreye uyum sağlamaktaki bütün performansına” ilişkin değerlendirmelerinin uzun dönemli sonuçları olarak tanımlanmaktadır.

Kurumsal itibar, kurum hakkında oluşan kamuoyu algısı ve kuruma bakış açısıdır. Elbette olumlu olması beklenir ve bu yönde çaba gösterilir. Ancak, bu çabaların, teknolojik araçlarının yaygınlaşmasıyla oldukça zorlaştığını ve bu sürecin iyi yönetilememesiyle idarelerin ciddi riskler aldığını söyleyebiliriz.

Faaliyetlerin yürütülmesi sırasında meydana gelebilecek hatalı, mevzuata aykırı veya usulsüz işlemlerin, kurumun paydaşları üzerinde ciddi bir güvensizlik duygusuna, dolayısıyla kurum faaliyetlerinden desteğin çekilmesine neden olabileceği açıktır. Kurumsal itibarın iyi yönetilemediği durumlarda, bu durumlar yaşanmamasına rağmen, kuruma ilişkin güvensizlik riskinin doğması söz konusu olabilmektedir.

Kurumsal itibarın azalması, risklerin iyi yönetilmediğini ve başarısız bir iç kontrol sisteminin de bulunduğunu da göstermektedir.

İmaj ise genel görünüm veya izlenim anlamında kullanılmakta ve “itibar” kadar önemli bir kavram olarak karşımıza çıkmaktadır. Kurum imajının ortaya çıkardığı görünüm ve bu görünümün bizlerde yarattığı izlenim, o kurum açısından oldukça önemli sonuçlar doğurabilmektedir. Örneğin, size bir kurum tarafından tebliğ edilen bir resmi yazıdaki basit imla hataları, şekli sorunlar, kurum hakkında olumsuz veya negatif düşünmenize sebep olabilir.

Belediyelerin yasal zorunluluklar nedeniyle hazırlayarak, kamuoyuna sunduğu faaliyet raporlarını da bu çerçevede incelendiğimizde, genellikle bol fotoğraf ve iyi bir tasarım göze çarpmaktadır. Rapor içeriğinde ise çoğunlukla yapılan işlere, sunulan hizmetlere ve üstlenilen görevlere ilişkin bilgiler bulunmaktadır.

Belediye faaliyet raporlarının hazırlanmasına yönelik, mali mevzuatta önemli kurallar konulmuş ve bu raporların hangi bilgileri içermesi gerektiğine ilişkin de bir yönetmelikle açıklama yapılmıştır.

Faaliyet raporlarının bir diğer önemi ise performans göstergelerinin değerlendirilmesinin aracı olmalarıdır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile tüm kamu idarelerinde stratejik planı ile bu planın yıllık dilimlerini göstermek üzere performans programı hazırlama zorunluluğu getirilmiştir. Performans programı ile planlanan göstergelerin, gerçekleşmesi hakkında değerlendirme faaliyet raporlarıyla yapılmaktadır.

Diğer bir konu da belediye bütçelerinin yıl sonu değerlendirme sonuçlarının açıklandığı rapor olmalarıdır.Bütçe ile faaliyet raporları sayısal ve istatistiksel içeriğe kavuşmaktadır. Faaliyet raporlarıyla belediyeler, tahmin ile gerçekleşme arasındaki farkı ve eğer varsa sapmaların nedenlerinin kamuoyuna açıklamaktadır.

Bilindiği üzere, faaliyet raporlarına ilişkin temel düzenlemeler, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 56.maddesinde, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41 inci maddesinin dördüncü fıkrasında hükmü altına alınmıştır.

Diğer taraftan, 5018 sayılı Kanun’un 41.maddesine dayanılarak çıkarılan Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik ile de söz konusu faaliyet raporların şekil ve içeriğine ilişkin standartlar belirlenmiştir.

Ancak, stratejik plan için bir kılavuz, performans programı için de bir rehber olmasına karşın, faaliyet raporunun nasıl hazırlanacağına ilişkin rehber veya kılavuz bulunmamaktadır.

Bu nedenle, genel başlıkları verilen faaliyet raporlarının ayrıntıda hangi tablo veya açıklamalarla hazırlanacağına ilişkin bir mevzuat bulunmamaktadır.

Yine de faaliyet raporunun gerek kanunlarındaki hazırlanış amacı gerekse yönetmelikteki başlıklardan yola çıkılarak, performans ve bütçe tahminlerinin gerçekleşme durumunun açıklandığı bir rapor olması gerektiği sonucuna ulaşmak mümkündür.

Yukarıdaki mevzuat hükümleri doğrultusunda hazırlanacak olan faaliyet raporunun, nisan ayı toplantısında Başkanlık Makamı tarafından meclise sunulacağından, harcama birimlerine ilişkin (büyükşehirlerde daire başkanı, il ve ilçe belediyelerinde müdürlükler) ait Birim Faaliyet Raporlarının mevzuata uygun ve belirli standartlarla mali hizmetler birimine gönderilmesi gerekmektedir.

Bu çalışmamızda, belediye faaliyet raporlarına farklı bir açıdan bakarak, bu raporların hazırlanması sırasında yapılan hataların, kurum itibarına ve imajına zarar verme riskini tartışacağız.

Öncelikle, imaj ve itibar riski ile ne anlaşılması gerektiğini, bu riske karşı alınacak önlemlerin yetersiz olması durumunda ortaya çıkabilecek krizleri ve sonuçları tartışmakta fayda görüyorum. Bununla birlikte, iyi yönetilen imaj ve itibar riskinin kuruma olabilecek olumlu etkilerini de değerlendireceğim.

2. İmaj ve İtibar Riskinin İyi Yönetilmemesinin Sonuçları

İmaj ve itibar riskini iyi yönetemeyen kurumlar, kurum için önemli bilgilerin sızmasına neden olabilmekte veya bu bilgilerde paydaşlar üzerinde önemli yanılgılar yaratabilmektedir.

Örneğin, açıklanmaması gereken bir bilginin açıklanması, gereksiz detaylara girerek veya gerekli bilgileri vermeyerek, enerji kaybına neden olacak kısır tartışmalara neden olunması gibi.

Diğer bir örnekse yapılmayan bir işin yapılmış gibi gösterilmesi, başarısız bir konuda başarılı gibi izlenim verilmesi de bu risklerin iyi yönetilemediğinin göstergeleridir.

Faaliyet raporlarında belediyeler bir kamu tüzel kişisi olarak, kamu kaynağını nasıl kullandıklarını, bütçenin uygulama sonuçlarını açıklamaktadır. Dolayısıyla, faaliyetleri, görevleri ve hizmetleri hakkında gerçekleşen bilgileri anlaşılır, sade ve gerçekçi bir şekilde kamuoyuna sunmak durumundadırlar.

Dolayısıyla, bu süreçte yapacakları hatalar, kurum için ciddi kayıplara neden olabilecektir:

  • Olumlu faaliyetlerin anlatılamaması,gerçekleştirilen örnek hizmetlere ilişkin gerekli/yeterli bilgi verilememesi,
  • Kurum içi veya dışı çatışmaların körüklenmesi, ihtilaflı alanların/konuların artması,
  • Başarılı olmasına karşın başarısız gibi yansıtılan yönetici veya diğer personel değişikliğine sebep olması,
  • Başarısız olmasına rağmen, başarılı gibi imaj yaratıp, başarısızlıkların giderilmemesi,
  • Yasal düzenlemelere uyumsuzluk yaratarak, idare için denetim riski yaratması,

Yukarıda yer verilen örnekler çoğaltılabilir. Ancak faaliyet raporlarının hazırlanmasında, sunumunda veya açıklanmasında yapılacak hatalar nedeniyle, kurum olarak ciddi boyutta sorunların yaşanması muhtemeldir.

Diğer taraftan, faaliyet raporu gibi önemli belgelerde yapılan hatalar kurum için aşağıdaki risklere de neden olabilecektir:

  • Personel görev, yetki ve sorumluluk almak istemeyebilir, imza atmak istemeyebilir, ileride yaşayabileceği sorunları düşünerek, görev dağılımında isteksiz davranabilir,
  • Çalışanlarsisteme yönelik önerilerde bulunmak istemeyebilir,
  • Yatay ve dikey iletişim bozulabilir,
  • Personelin risk iştahının azalmasına neden olabilir,

Dolayısıyla, kurum itibarı ve imajını etkileyen faaliyet raporlarının oldukça önemli sonuçları olduğunu söyleyebiliriz.

Faaliyet raporlarında kötü yönetilen imaj ve itibar riskinin kuruma etkileri önemsenmelidir. Kurumsal itibar zedelendiğinde, yayılması beklenenden oldukça fazladır. Paydaşlar arasında ciddi bir dedikodu ortamının doğmasına neden olabilir veya basit bir hatanın teknolojik gelişmeler nedeniyle zamana veya mekana bağlı kalmaksızın oldukça hızlı yayılması söz konusu olabilir.

3. İmaj ve İtibar Riskinin İyi Yönetilmesinin Sağlayacağı Faydalar

İyi yönetilen riskler, kuruma değer katar ve geliştirir. Risksiz kazanç ve başarı olamayacağından, alınan riskler iyi yönetilerek kuruma önemli avantajlar sağlanabilir. Aşağıda buna yönelik önemli avantajlar örneklendirilmiştir:

  • İyi yönetilen imaj ve itibar riski, kurum için fazladan bir güç demektirve kurum için sinerji yaratacaktır.
  • Görevlere, hizmetlere ve faaliyetlere artı değer katar, gönüllü katılımı arttırabilir, dış ve iç paydaşların kuruma desteğini arttırır,
  • Kamuoyunun önünde daha önemli hale gelinebilir, başarılarından söz edilen ve kendisinden olumlu bahsedilen bir kurum haline gelebilir,
  • Kuruma daha yetenekli, bilgili ve çalışkan yönetici/çalışan çekilebilir,
  • Toplumun, kurum hatalarını daha kolay affetmesini sağlayabilir,

Kurumlarda iyi yönetilen imaj ve itibar sürecinin, yaratılan kazancı düşük olabilir, örneğin, “zaten görevleriydi” denilebilir. Ancak kötü yönetilen risklerin verdiği zarar oldukça önemli boyutlara ulaşabilir; kurumun gündemi değişebilir, yapılan hata, kişisel sorunları bulunan personel arasında çatışma bahanelerine dönüşebilir veya muhalefete önemli tartışma araçları verilmiş olabilir.

İmaj ve itibarın kurumlar için önemine değindikten sonra, aşağıda çeşitli belediye faaliyet raporlarını inceleyerek, rastladığımız hataları ve kurum imajı ve/veya itibarı açısından sonuçlarını tartışacağız.

4. Faaliyet Raporlarında İmaj ve İtibar Riskinin Örnekleri

4.1. Mevzuat Normlarına Yapılan Atıflarda Hatalar

Mevzuat, kamu görevlilerinin hareket alanı olup, sınırlarını gösterir. Yetki, görev ve sorumluluk alanları mevzuat çerçevesinde belirlenir. Yasal sınırlarını tam ve/veya doğru olarak ifade edemeyen bir belediyenin, kamuoyu nezdinde eleştirilmesi doğaldır.

Aşağıdaki örnek -1’de bir belediyenin faaliyet raporunda tespit ettiğimiz, “6330 sayılı Büyükşehir Yasa” ifadesi gerçeği yansıtmamaktadır. Bu numarayla bu isimde bir kanun bulunmamaktadır. Örnek – 2’ de ise faaliyet raporunun hazırlandığı dönemde kaldırılmış olan 832 sayılı Kanun’a atıf yapılması hatalıdır.

ornek-1.png

Örnek: 1

ornek-2.png

Örnek: 2

Bu mevzuat hataları, sehven yapılan yazım hataları olarak da yapılmış olabilir. Ancak, faaliyet raporunun oldukça önemli bölümlerinde yapılan bu hataların, dikkat çekeceği, kendini ilgilendiren temel düzenlemelerden habersiz olduğu, bu düzenlemeleri doğru ifade edemediği algısının yaratılması,kurum imajını ve itibarını zedeleyecektir.

Vatandaşın mevzuat bilgisinin eksik olacağı, bu değerlendirmelerinin yapılamayacağı veya sözü edilen hataların vatandaş tarafından önemsenmeyeceği, bu hataların farkedilemeyeceği iddia edilse bile, bu tür eksikliklerin, paydaşlarını önemseyen kurumlar tarafından yapılmamasına yönelik önlemlerin alınması yerinde olacaktır.

4.2. Birim Bazında Misyon ve Vizyon Belirlenmesi

Kamu idarelerinin misyonu, vizyonu, amaçları ve hedefleri, stratejik planlarıyla belirlenir. Planlar, 5 yıl için hazırlanır ve “yenileme” olmadığı sürece, bunların değiştirilmesi mümkün değildir.

Bu belirlemeler, idare bazında yapılır ve gerek performans programında gerekse de yıl sonunda hazırlanan faaliyet raporunda bu kavramlar değiştirilmeksizin olduğu gibi yer alır. Dolayısıyla, birim bazında, bu belirlemeler yapılamaz.

ornek-3.png

Örnek: 3

Örnek 3’de verildiği üzere, yazı işleri biriminin idareden bağımsız ve ayrı misyon/vizyon belirlemesi mümkün değildir. 

4.3. Belediyenin Değil Belediye Başkanının Faaliyet Raporunun Hazırlanması

Belediye faaliyet raporları, bir kamu idaresi olarak, bütçe ödeneklerinin kullanılmasının sonuçlarını ve performans programı ile planladığı göstergelerin gerçekleşmelerine ilişkin değerlendirmelerini içerir.

Bazı faaliyet raporlarında, oldukça fazla belediye başkan fotoğrafları veya belediye başkanına dönük ifadelere yer verilmektedir. Kamuoyu bu tür faaliyet raporunu incelediğinde, belediye başkanını tanıtan, onun reklamını yapan bir belge olarak algılayabilir.

İyiniyetli bir çabayla bile olsa bu tür yaklaşımlar, olumsuz tepkilere ve eleştirilere neden olabilir ve görev, faaliyet ve hizmet sunumlarının önemsenmemesi sonucunu doğurabilir.

ornek-4.png

Örnek: 4

Örnek -4’de verildiği üzere, vatandaşın belediye başkanı için ifade ettiği bir sözün belediye faaliyet raporunda yer alması, kamuoyunda olumsuz bir algıya sebep olabilir.

4.4. Hizmet Sunumunda Rencide Edici Görseller Kullanılması

Yardımın gizli, rencide etmeden ve insan onuruna yakışır şekilde yapılması durumunda anlamı olduğunu söyleyebiliriz. Eğer yapılan yardımınteşhir edilmesi durumunda,yardım değil reklam amaçlı bu faaliyetin yapıldığı düşünebilecektir.

Belediye, kamu kaynağı kullanarak, kamu yararına mevzuattan kaynaklanan görevleri yerine getirmektedir. Bu durumda, harcadığı ve kullandığı kaynak, zaten kamunundur. Dolaysıyla, yapılan yardımlarda vatandaşı teşhir etmesini etik bulmamız, söz konusu olamayacaktır.

Belediyelerce yapılan bazı yardımlar ise (örneğin asker ailelerine yardım gibi) mevzuat zorunluluklarından kaynaklanmakta, belediyelerin inisiyatifinde gelişmemektedir.Dolayısıyla, yapılan yardımları, vatandaşı teşhir edecek şekilde anlatmak yerine; doğru kişiye yapıldığına yönelik yapılan teknik incelemelerin, gizliliğin esas alındığına ilişkin alınan tedbirlerin veya yardımların boşa yapılmadığına ilişkin yapılan çalışmaların anlatılması daha anlamlı olacaktır.

ornek-5.png

Örnek: 5

Örnek -5’te yer aldığı gibi vatandaşın bu şekilde fotoğraflanması oldukça sakıncalıdır. Tarafımdan yüzleri kapatıldı, ancak, beden diline bakıldığında, ortaya çıkan sonuç söz konusu belediye için oldukça olumsuz olduğu söylenebilir.

4.5. Maliyetlendirilemeyen, Ölçülemeyen, Değer Katmayacak Performans Göstergelerine ve Sonuçlarına Yer Verilmesi

Performans göstergesi oluşturmanın amacı başarıyı ölçmek ve değerlendirmektir. Yapılan planlamanın sonuçları sorgulanır ve yeni planlama için deneyim kazanılır. Performans göstergelerinin anlamlı olması, ancak, ölçülebilir ve bütçeyle ilişkisi kurulabilecek göstergeler oluşturulmasıyla sağlanabilir. Değer katmayan alanlarda belirlenen göstergelerin oluşturulması ve izlenmesi anlamlı sonuçlar vermeyeceği gibi idareler açısından da bürokrasi yaratacaktır.

ornek-6.png

Örnek: 6

Örnek -6’da yer verildiği üzere, “birim yöneticileri ile düzenli toplantı yapılması” göstergesinin belirlenmesi ve faaliyet raporuyla da bu göstergenin sonuçlarının izlenmesi idareye değer katmayacağı gibi bu tür göstergelerle raporların doldurulması da gereksiz veri kalabalığı yaratacaktır

ornek-7.png

Örnek: 7

Örnek 7’de verilen tabloda ise mali durum beklentiler raporu gibi yasal zorunluluklar nedeniyle hazırlanması zorunlu olan, vezne dışı tahsilat oranı gibi yüksek veya düşük olmasının önemli olup olmadığının belirlenemediği alanlardaki göstergelerin, belediye faaliyet raporlarında yer almasının gereksiz olduğunu düşünmekteyim.

Aşağıdaki yer verilen örnek –8 ise oldukça ilginçtir. Belediye tarafından yapılan anonsların, istatistiksel grafiğinin belediye ve/veya paydaşlar açısından önemi anlaşılamamıştır.

ornek-8.png

Örnek: 8

4.6. Üstünlük ve Zayıflık Belirlemelerinde Yapılan Hatalar

Belediye faaliyet raporlarında yoğun hata yapılan bölümlerin başında, üstünlük ve zayıflık tespitleri olduğunu düşünmekteyim.

Birim faaliyet raporlarında, her bir harcama birimi tarafından belirlenen üstünlük ve zayıflıklar, incelenmeden ve süzgeçten geçmeden olduğunu gibi idare faaliyet raporuna konulabilmektedir.

ornek-9.pngMevzuatta bir açıklama olmamasına karşın, aslında bu bölümün üst yöneticiye bir mesaj ve paydaşlara da bir hesap verme alanı olduğu söylenebilir. Buraya yazılan üstünlüklerin üst yönetici tarafından bilinmesi, korunması ve daha da geliştirilmesi beklenir. Zayıflıklar için de önlem alınması ve giderilmesi için geliştirilmesi gereken alanların belirlenmesi önemlidir.

Örnek – 9 değişik belediye faaliyet raporlarından aldığım üstünlük ve zayıflık belirlemeleridir. Bir belediye için askeri birliğin bulunması, “üniversite bünyesine alma konusundaki kararlılığı”, “üniversite bölümlerinin sınırlı olması” gibi hem anlamsız hem de belediye için önemi olmayan belirlemelerin, faaliyet raporunda yer almasının gereksiz olduğunu düşünmekteyim.

 

Örnek: 9

Bu bölümün oluşturulmasında belediye içinde ortak akıl platformunun oluşturulması yararlı olacaktır. Anket veya mülakat gibi yöntemlerle idarenin genelini ilgilendiren değerlendirmeler yapılabilir ve görüşler toplanabilir.

Zayıflık konusunda idare görevlilerinin çeşitli nedenlerle doğru bulduğunu söylemekte isteksiz olabileceği düşünüldüğünde, isimleri verilmeden, havuz şeklindeki verilerden seçme yapılarak, zayıflık konusunda daha objektif sonuçlar elde edilebilir.

4.7. Anlatım Bozuklukları ve Dilbilgisi Hataları

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik’in 15.Maddesinde aşağıdaki düzenleme bulunmaktadır:

“Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır.

Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır.

Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir.”

Kamuoyuna açıklanan bir raporda açık, net ve düzgün bir anlatım kullanılması gerekmektedir. İfadelerin anlaşılır olması hem uyulması gereken zorunlu bir kural hem de paydaşlara olan bir saygıdan kaynaklanmaktadır.

Aşağıda verilen örnekte de görüleceği üzere, imla hataları, ifade yanlışlıkları ve anlatım bozuklukları kurum imajını zedeleyen önemli eksiklikler olarak dikkat çekmektedir. Söz konusu raporu okuyan bir vatandaşın, belediye tarafından bilgisayar ve internet kullanıldığını öğrenmesinin bir faydası olmayacağı gibi bu bilgi verilerek, basit bir konudan övündüğü şeklinde olumsuz bir algı da yaratılmış olabilecektir.

ornek-1-001.png

Örnek: 10

4.8. Faaliyet Tanımlamalarında ve Gösterge Sonuçlarında Yapılan Hatalar

Faaliyet kavramı, belirli bir amaca ve hedefe yönelen, başlı başına bir bütünlük oluşturan, yönetilebilir ve maliyetlendirilebilir üretim veya hizmetlerdir.[1]

Diğer taraftan faaliyet olarak tanımlanabilmek için aşağıdaki özellikleri taşıması gerekmektedir[2]:

İdarenin görev ve yetkileri çerçevesinde yürüteceği ve elindeki kaynakları tahsis edeceği iş ve hizmetleri yansıtmalıdır,

Performans hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik olarak belirlenmelidir,

Aynı hedef altındaki faaliyetler birbirleriyle çelişmemeli, hedefin gerçekleşmesi açısından tamamlayıcı olmalıdır,

Bir hedefe yönelik olarak fazla sayıda faaliyet belirlenmemelidir. Benzer nitelik taşıyan faaliyetler ayrı ayrı gösterilmemeli ve tek bir faaliyet olarak belirlenmelidir,

Ekonomik sınıflandırmanın cari, sermaye, transfer ve borç verme unsurlarından bir veya daha fazlası aynı faaliyet içerisinde yer alabilir,

Hedefin gerçekleşmesine ne ölçüde katkı sağlayacağı tanımlanabilir olmalıdır,

Uygulanabilir olmalıdır,

Maliyetlendirilebilmelidir,

Girdi niteliğinde faaliyet belirlenmemelidir.

Yukarıda yer verilen hususlar değerlendirildiğinde faaliyetin gerçekleştirme yönteminin başı başına bir faaliyet olarak belirlenmesi hata olacaktır. Örnek -11’de de görüleceği üzere, satın alma işlemlerinin pazarlık usulüyle mi gerçekleştirildiği açık ihaleyle mi gerçekleştiğinin istatistiksel olarak faaliyet raporunda yer almasının anlamlı olmayacağı açıktır.

ornek-11.png

Örnek: 11

4.9. Hatasız ve Kusursuz Belediye, Faaliyet veya Birim

Diğer bir önemli hata olarak performans göstergelerinin %100 olarak belirlenmesidir. Böyle bir yaklaşım paydaşlar tarafından aslında hiç performans değerlendirmesi yapılmadığı gibi bir anlam çıkarılmasına neden olabilecektir.

Örnek- 11’de yer verilen ve gösterge olarak, “kuruma gelen evrakın kaydının yapılması” hatalı bir gösterge belirlemesidir. Bu zorunlu bir idari işlemdir. Performans göstergesinin sonucunun %100 olması da doğaldır.

Yine aynı örnekte yer verilen; “alınan kararların yazılması ve onaylanması”, “yıl içinde alınan meclis kararları ve gerçekleşmesi” gibi ifadelerle ne anlatılmak istendiği açık olmadığı gibi bu göstergelerle nereye varılmak istendiği de anlaşılamamıştır.

Faaliyet raporlarında özellikle performans göstergelerinde sonuçların %100 olması oldukça fazla sayıda belediyede görülmektedir. Bu durumun, yöneticilerin savunma mekanizmalarından kaynakladığı açıktır. Diğer bir yönü ise açık vermeme, eksik görünmeme ve hatalı yanların bilinmemesi gibi çabaların da etkisi olduğunu düşünmekteyim.

ornek-12.png

Örnek: 12

Yukarıda yer verilen örnek -12’de dikkati çeken önemli bir hata da birim, periyot ve yıllık hedef ilişkilendirilmesindedir. Örneğin, “gelen evrak kayıt süresi ve yerine ulaşımı” göstergesi için birim olarak “dk/saat”, periyot olarak “günlük”, yıllık hedef olarak da “1dk/24 saat” belirlenmiştir. Bu ifadelerle ne anlatılmak istendiği anlaşılamamıştır.

4.10. Performans Gösterge Sonuçlarının Sehven Düşük Gösterilmesi

Kamu idareleri, stratejik planla belirledikleri performans hedeflerine ne ölçüde ulaşıldığını ölçmek ve değerlendirmek üzere performans göstergeleri belirlemektedir. Faaliyet raporunda ise bu belirledikleri göstergelerin sonuçlarına ilişkin açıklama yapmaktadırlar.

Performans göstergeleri;

  • Performans hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığını ölçebilmelidir,
  • Ölçülebilir, ulaşılabilir, güvenilir veri sunacak nitelikte olmalıdır,
  • Hem geçmiş dönemlerin hem de diğer idarelerin ben-zer göstergeleriyle karşılaştırılabilir olmalıdır,
  • Verilerinin elde edilme ve değerlendirme maliyetleri makul ve kabul edilebilir bir seviyede olmalıdır.

Göstergelerin hatalı belirlenmesi veya sonuçların eksik değerlendirmesi de yapılan hatalardan biridir. Bu kapsamda, örnek- 13’de yer verildiği üzere, gelen evrakın 2 günde kaydedilmesi, meclis kararlarının 5 günde yazılması gerçeğe aykırıdır.

Bu göstergelerle aslında idarenin işlerini çok ağır yaptığı veya geciktirdiği gibi bir anlam çıkmaktadır.

ornek-13.png

Örnek: 13

5. Sayıştay Tarafından Yapılan Faaliyet Raporları Denetim Sonuçları

Faaliyet raporları, Sayıştay tarafından “Faaliyet Raporları Değerlendirme Rehberi” kapsamında incelenmektedir.[3]

Sayıştay tarafından yapılan denetimlerde, faaliyet raporlarının değerlendirilmesi sonucu tespit edilen bulgulardan örnekler aşağıda yer almaktadır:

  • Faaliyet Raporlarında Yer Alan Performans Göstergelerinin Geçerlilik/İkna Edicilik Kriterini Karşılamaması ve saplamaların fazla olması,

ornek-14.png

  • Performans Ölçüm Sisteminin Sağlıklı Ve Güvenilir Biçimde İnşasına Yönelik Veri Kayıt Sisteminin Oluşturulmaması,
  • Performans Hedef ve Göstergelerinde Meydana Gelen Sapmaların Nedenlerine Yer Verilmemesi,
  • Performans Programında Gerçekleştirilmesi Planlanan Bazı Performans Hedefleri için Belirlenen Performans Göstergelerine İlişkin Faaliyet Raporunda Bilgiye Yer Verilmemesi,
  • Performans Programında Yer Aldığı Halde Faaliyet Raporunda Yer Verilmeyen Performans Hedef ve Göstergelerinin Olması Performans Programında Yer Almadığı Halde Faaliyet Raporunda Gerçekleştirilen Hedef/Faaliyetlerin Olması,
  • Faaliyet Raporunda Yer Alan Göstergelerin %61 inin Geçerlilik/İkna Edicilik Kriterini Karşılamaması,
  • Faaliyet Raporunun İçeriğinin İlgili Mevzuata Uygun Olarak Hazırlanmaması,
  • Performans Programında Yer Alan Göstergelerin Faaliyet Raporuna Aynen Alınmaması,

Yukarıda yer verilen bulgular incelendiğinde, kamuda performans ölçümünün zayıf olduğunu, yürütülen faaliyetlere ilişkin veri kayıtlarının tutulmadığı, diğer bir ifadeyle ölçmeye yönelik bir çalışma yapılmadığı görülmektedir.

Sağlıklı veri oluşturulmadan ve objektif değerlendirmeler ve izleme çalışmaları yapılmadan hazırlanan faaliyet raporlarının ciddi hatalar içermesi kaçınılmazdır. Dolayısıyla, değişik belediyelerden örneklediğim hatalar, aslında Sayıştay denetim raporlarına da konu olmuştur.

Başarı, ölçmeye bağlıdır. Aksi takdirde organizasyonun kalitesiz planlar yapmasına, tutarsız bütçeler oluşturmasına ve sonuçları için anlamsız değerlendirmeler yapmasına şaşırmamak gerektiğini düşünüyorum.

11. Sonuç ve Öneriler

Faaliyet raporları hazırlanırken, öncelikle uygulama birliğinin sağlanması gerekmektedir. Diğer taraftan başarılı bir faaliyet raporu için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesinin yerinde olacağını düşünmekteyim:

1. Harcama birimlerine gönderecekleri birim faaliyet raporlarının bölüm ve alt başlıkları, Yönetmeliğin 19.maddesine uygun bir şekilde düzenlenmiş olması gerektiğinden, “Birim Faaliyet Raporunun” bu içerikte hazırlanması, ayrı başlık ve bölümlendirme yapılmaması gerekmektedir.

2. Birim faaliyet raporlarında, metin içeriklerinde ifade bütünlüğünün sağlanması ve idare faaliyet raporu oluşturabilmesi için yapılacak birleştirme zorlaştırmayacak uygun bir standartta doldurulması tabloların doldurulması gerekmektedir.

3. Verilen bilgilerin doğru ve ölçülebilen verilere dayanmasına özen gösterilmeli, mevzuata ilişkin atıfların güncel olması da kontrol edilmelidir.

4. Fiziki bilgiler, Taşınır Mal Yönetmeliğinin 34.maddesi gereği hazırlanan, Harcama Birimleri Taşınır Mal Yönetim Dönemi Hesabıyla uyumlu bir şekilde doldurulmalıdır.

5. Mali bilgiler kısmına ilişkin yer verilen bilgiler için, bütçe tahminleri, gerçekleşmeleri incelenmeli bu yönde sağlıklı ve tam bilgi vermelidir. Mali denetim sonuçlarına ise cari yılda gerçekleştirilen denetimlerden harcama birimini ilgilendiren kısımlarla ilgili bilgi verilmelidir. Örnek tablo aşağıda verilmiştir:

XXX KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
Birim Bütçe Performansı

GİDERLER
(Ekonomik Kodlama
I.Düzey)

 

Bütçe Kararnamesi
 

Yıl Sonu Harcama

C2/
B2
(%)

1. Personel Giderleri

1.000

800

80

2. SGK Devlet Primleri

 

 

 

3. Mal ve Hizmet Alımı

 

 

 

4. Faiz Giderleri

 

 

 

5. Cari Transferler

 

 

 

6. Sermaye Giderleri

 

 

 

7. Sermaye Transferleri

 

 

 

8. Borç verme

 

 

 

TOPLAM

1.000

800

80

 

6. Performans Bilgileri bölümü için Performans Programında yer alan bilgilerle uyumlu olmasına özen gösterilmelidir. Örnek tablo aşağıda verilmiştir:

ornek-14-001.png

7. Söz konusu tablo ve bilgilere “İç Kontrol Güvence Beyanı” güvence beyanı da eklenmesi ve bu belge imzalanırken gerçeği yansıtacak bilgilere yer verilmesi gerekmektedir.      

Faaliyet raporları hesap verme sorumluluğunu yerine getirmeye yönelik önemli bir çalışmadır. Eksik, hatalı veya bir fotoğraf albümünden öteye gitmeyen faaliyet raporu bu amacı yerine getiremeyecektir. 

 


[3] http://www.sayistay.gov.tr/tr/Upload/95906369/files/mevzuat/Rehberler/Faaliyet_raporlari_degerlendirme_rehberi.pdf

 


[1] Performans Programı Hazırlama Rehberinde yer alan tanım

[2] Performans Programı Hazırlama Rehberi

Bu yazı toplam 2569 defa okunmuştur.
  • Yorumlar 0
  • Facebook Yorumları 0
    UYARI: Küfür, hakaret, rencide edici cümleler veya imalar, inançlara saldırı içeren, imla kuralları ile yazılmamış,
    Türkçe karakter kullanılmayan ve büyük harflerle yazılmış yorumlar onaylanmamaktadır.
    Bu yazıya henüz yorum eklenmemiştir.
Yazarın Diğer Yazıları
Tüm Hakları Saklıdır © 2013 Haberler Ankara | İzinsiz ve kaynak gösterilmeden yayınlanamaz.
Tel : 0 545 221 98 97 | Faks : 0 850 303 80 36 | Haber Scripti: CM Bilişim