Taner Eraslan

Taner Eraslan

İç Denetçi (E)

Belediyelerde Taşınır Mal Yönetim Hesabının Oluşturulması

A+A-

Giriş

Kesin hesap, hesap verme sorumluluğunu yerine getiren önemli bir mali araçtır. Bir tanımı yapılmamakla birlikte, mali mevzuatımızda kesin hesabın neden çıkarıldığı açıklanmıştır. Şöyle ki, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun, Kesin Hesap Kanunu başlıklı 42. Maddesinde; “Türkiye Büyük Millet Meclisi, merkezî yönetim bütçe kanununun uygulama sonuçlarını onama yetkisini kesin hesap kanunuyla kullanır.” Hükümlerine yer verilerek, kesin hesabın işlevi açıklanmıştır.

Bütçe ile verilen ödeneklerin kullanılmasına ilişkin sonuçları raporlayan kesin hesap ile ödeneğin yıl sonunda ne kadar kullanıldığı yanında, mal yönetim hesabı icmal cetvelleri de kesin hesaba eklendiğinden, taşınırların durumunu da raporlayan bir işlevi daha ortaya çıkmaktadır.

Belediyeler, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun kesin hesap başlıklı 64.maddesinde yer alan aşağıdaki hükümleri uygulamaktadır:

“Her yıl bütçesinin kesin hesabı, belediye başkanı tarafından hesap döneminin bitiminden sonra nisan ayı içinde encümene sunulur. Kesin hesap, belediye meclisinin mayıs ayı toplantısında görüşülerek karara bağlanır.

Kesin hesabın görüşülmesi ve kesinleşmesinde, bütçeye ilişkin hükümler uygulanır.”

Bu yazımızda, kesin hesabın bir parçası olan, “İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli[1] ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli[2]” hakkında bilgilendirme yapılarak, uygulamada aksayan hususlar da tartışılacak ve konuyla ilgili Sayıştay denetim bulgularına yer verilecektir.

1. Belediye Kesin Hesabı

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin 40. ve 41. Maddesinde, belediye bütçe kesin hesabına ilişkin bilgiler yer verilmiştir. Özetle;

  1. Kesin hesap; mali hizmetler birimi tarafından mali yılın bitiminden itibaren hazırlanarak, üst yönetici tarafından il özel idarelerinde Mart, belediyelerde Nisan ayı içinde encümene sunulur. Encümen kesin hesabı en geç Nisan ayının sonuna kadar inceleyip, görüşü ile birlikte meclisin Mayıs ayı toplantısında görüşülmek üzere üst yöneticiye sunulacaktır.
  2. Kesin hesabın görüşülmesi ve kesinleşmesinde, bütçeye ilişkin hükümler uygulanacaktır.
  3. Kesin hesap meclisçe görüşülerek kabul edilecektir.
  4. Büyükşehir ilçe belediyelerinin kesin hesapları ayrıca Büyükşehir belediye meclisinde görüşülmeyecektir.
  5. Kesin hesap Haziran ayının sonuna kadar Sayıştay Başkanlığına gönderilecektir.
  6. Kesin hesabı oluşturan cetveller ise aşağıda sayılmıştır:
    • Bütçe Gider Kesin Hesap Cetveli (Örnek-29),
    • Bütçe Gelir Kesin Hesap Cetveli (Örnek-30),
    • Finansmanın Ekonomik Sınıflandırması Kesin Hesap Cetveli (Örnek-31),
    • Genel Mizan,
    •  
    • Görev Yapan Muhasebe Yetkililerine Ait Liste,
    • Gerek duyulan diğer belgeler.

Bütçe gider kesin hesap cetvelinde, geçen yıldan devreden ödenekler, bütçe ile verilen ödenek ek ödenekler, aktarmayla net bütçe ödeneği toplamı, bütçe gideri toplamı, ödenen bütçe gideri, ödenek üstü harcama, iptal edilen ödenek, sonraki yıla devreden ödenek ile yılı içinde eklenen ve düşülen ödenekler hakkında bilgi verilmektedir.

Bütçe gelir hesap cetvelinde ise; bütçe ile tahmin edilen, devreden gelir tahakkuku, yılı tahakkuku, toplam tahakkuk, yılı tahsilatı, tahsilattan ret ve iadeler, yılı net tahsilatı, gelecek yıla devreden tahakkuk, tahsil oranına ilişkin bilgiler verilmektedir.

2. İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli ve İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli

Gerek 5393 sayılı Belediye Kanunu’nda gerekse de Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinde, kesin hesaba ilişkin belgeler arasında taşınır işlemlerine ilişkin düzenlenen belgeler sayılmamıştır.

Ancak yukarıda da yer verilen, 5018 sayılı Kanun’un 42. Maddesinin “g” bendinde; Mal yönetim hesabı icmal cetvelleri, kesin hesabın ekinde yer alması gereken belgeler arasında sayılmıştır.

Diğer taraftan, Taşınır Mal Yönetmeliğinin İdare taşınır mal yönetimi ayrıntılı hesap cetveli ile icmal cetveli başlıklı 35. Maddesinin 2. Fıkrasında; “İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli ile İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetvelinin ilgililerce imzalanmış nüshası idarenin kesin hesabına eklenir.” Denilerek, konu açıklığa kavuşturulmuştur.

Her iki belge de taşınır konsolide görevlilerince; harcama birimleri itibarıyla düzenlenen harcama birimi taşınır mal yönetim hesabı cetvellerinin, I inci düzey detay kodu itibarıyla ayrı ayrı birleştirilmek suretiyle oluşturulmaktadır.

İdare Taşınır Mal Yönetimi Ayrıntılı Hesap Cetveli, taşınır hesap grupları itibarıyla birleştirilmek suretiyle de İdare Taşınır Mal Yönetim Hesabı İcmal Cetveli hazırlanır. Söz konusu belgeleri, mali hizmetler birimi yöneticisine bağlı konsolide görevlisi hazırlayacaktır.

Dolayısıyla, mevzuata uygun ve hesap verme sorumluluğunu yerine getiren bir kesin hesap ve taşınır yönetim dönemi hesabı için, harcama birimlerinin taşınır mal yönetim hesabı cetvelleri önem arz etmektedir.

3. Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli

Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayan ve bu konularda harcama yetkilisine karşı sorumlu olan taşınır kontrol yetkilisidir. Taşınır kayıt yetkilisi ise anılan Yönetmelik gereği “Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunulmak üzere taşınır kontrol yetkilisine teslim etmek.” İle görevli olacaktır.

Her iki görevli de (taşınır kayıt yetkilileri ile taşınır kontrol yetkilileri), düzenledikleri ve imzaladıkları belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı birlikte sorumlu olduğu Yönetmelikte açıkça yer almaktadır.

Muhasebe yetkilileri ise harcama birimlerince hazırlanan Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelinde gösterilen tutarların muhasebe kayıtlarıyla uygunluğunu kontrol ederek onayladıktan sonra, harcama yetkilisine göndermekle görevli ve sorumlu olacaklardır.

Taşınır Mal Yönetmeliğinin 10.maddesinin “h” bendi gereği, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli, Yönetmeliğin 14 numaralı eki kullanılarak düzenlenecek, bu Cetvel, harcama biriminin taşınır mal yönetim hesabının çıkarılması amacıyla taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimi itibarıyla taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenecek ve taşınırlar bu Cetvele taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilecektir.

Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli hazırlanabilmesi için taşınır mal yönetim hesabı çıkarılması gerekecektir. Bu çalışmayla, önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yılsonu sayımında bulunan fazla ve noksanlar gösterilmektedir.

Dolayısıyla, öncelikle devreden taşınırın doğru devredip devretmediği, yıl içinde giriş ve çıkış kayıtlarının doğru yapılıp yapılmadığı kontrol edilerek, nihayetinde muhasebe kayıtlarıyla, fiili durumun karşılaştırılması amacıyla sayım sayılması gerekmektedir.

Taşınır mal yönetim hesabı aşağıdaki cetvellerden oluşmaktadır[3]:

a) Yılsonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı[4]

b) Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli[5]

c) Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli[6]; müze ve kütüphane olarak faaliyet gösteren harcama birimlerinde Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli.

ç) Yılsonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak.

Taşınır mal yönetim hesabı, taşınır kayıt yetkililerince aşağıdaki şekilde hazırlanması gerekmektedir[7]:

a) Sayım Kurulu tarafından onaylanan Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline dayanılarak ilgisine göre Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli, Müze Yönetim Hesabı Cetveli veya Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli düzenlenecektir. Bünyesinde tarihi veya sanat değeri olan taşınırlar ile kütüphane materyalleri bulunan kamu idareleri, gerekli görülmesi halinde söz konusu cetvellerden ilgili olanını ayrıca düzenleyebilecektir.

b) (a) bendine göre düzenlenen ve taşınır kontrol yetkilisi tarafından da imzalanan cetveller muhasebe kayıtlarına uygunluğu yönünden kontrol edilerek onaylanmak üzere muhasebe yetkilisine gönderilecek ve taşınır işlemleri ile muhasebe işlemleri elektronik ortamda ilişkilendirilerek yürütülen sistemlerde onaylama işlemi, sistem üzerinden elektronik ortamda da yapılabilecektir.

c) Muhasebe yetkilisince muhasebe kayıtlarına uygunluğu onaylanan cetvellerin ekine Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli ile varsa sayımda noksan ve/veya fazla bulunanların çıkış ve/veya girişine ilişkin Taşınır İşlem Fişleri eklenecek ve bir dosya halinde harcama yetkilisine sunulacaktır.

ç) Taşınır mal yönetim hesabı; harcama yetkilisince, taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapıldığı anlaşıldıktan, Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelinin Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline uygunluğu görüldükten sonra onaylanacaktır.

Doğru ve mevzuata uygun yönetim dönemi hesabı için sağlıklı bir sayım yapılması şarttır. Bu sayımda, kayıtlara göre ambardaki miktar fiili ve fiziki olarak belirlenmeli, ambarda bulunan miktarın, kayıtlara göre bulunması gereken ile karşılaştırması yapılmalıdır.

Sonrasında ise ortak kullanım alanlarında bulunan miktar da kayıtlarla fiili durum açısından karşılaştırılması gerekecektir. Bu sayım işlemlerinin sonunda, fazla veya noksan taşınır çıkması durumunda, fazlanın kayıtlara alınması noksan taşınırın ise noksanlığının nedenlerinin bulunması sağlanmalıdır.

Sayım işlemleri sırasında aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi zorunludur:

  1. Sayım süresince, hizmetin aksamaması ve bozulabilecek nitelikteki taşınırlar için gerekli tedbirlerin alınması kaydıyla, taşınır giriş ve çıkışları sayım kurulunun talebi üzerine harcama yetkilisince durdurulabilir. Sayım yapılırken gerekli önlemlerin alınması, sayım kurulunun görev ve sorumluluğu altındadır[8].
  2. Sayım kurulu öncelikle, taşınır kayıt yetkilisince ambarda bulunduğu veya ambardan çıktığı halde belgesi düzenlenmediği ve kayıtları yapılmadığı belirtilen taşınırlara ilişkin işlemlerin yaptırılmasını sağlar. Sayım Tutanağının "Kayıtlara Göre Ambardaki Miktar" sütunu, defter kayıtları esas alınarak doldurulduktan sonra ambarlardaki taşınırlar fiilen sayılır ve bulunan miktarlar Sayım Tutanağının "Ambarda Bulunan Miktar" sütununa kaydedilir[9].
  3. Ambar sayım işlemleri tamamlandıktan sonra oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınırlar Listeleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. Kullanım amacıyla kamu görevlilerine taşınır teslim belgesiyle verilmiş olan taşınırlar için, sayım yapılmaksızın Sayım Tutanağının “Kayıtlara Göre Kişilere Verilen Miktar” sütunundaki bilgiler dikkate alınır[10].

Sayımda bulunan miktar ile kayıtlı miktar arasında fark bulunması halinde miktarlarında farklılık bulunan taşınırların sayımı bir kez daha tekrarlanması ve yine farklı çıkarsa bu miktar "Fazla" veya "Noksan" sütununa kaydedilmesi gerekmektedir.

Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik oluğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanması gerekmektedir.

Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için muhasebe birimine gönderilmesi zorunlu olup, kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenmesi gerekmektedir.

Cetvel, sayım kurulu ile taşınır kayıt yetkilisi tarafından imzalanacak ve bu Cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt yetkilisinin yıl sonu hesabını oluşturacaktır.

4. Konuyla İlgili Sayıştay Denetim Bulguları

6085 sayılı Sayıştay Kanunu ve 5018 sayılı Kanun çerçevesinde dış denetim organı olan Sayıştay, kamu idarelerinin mal hesabını da incelemektedir.

Yapılan denetimlerde aşağıda belirtilen tespit yapılmıştır:

“…Mukayese tablosunda görüldüğü üzere, Tesis Makine ve Cihazlar, Taşıtlar ve Demirbaşlar hesaplarına ait muhasebe kayıtları ile taşınır kesin hesap kayıtları arasında tutar farklılıklarından hareketle kurum mali tablolarında “Maddi Duran Varlık” hesap alanının, tabloda kayıtlı tutar farkları kadar doğruluğu ve güvenilirliğini olumsuz etkilemektedir.” Sayıştay Denetim Raporu

adsiz-014.png

Yukarıda yer verilen tabloda, taşınır yönetim hesabı ile muhasebe kayıtları arasındaki uyumsuzluk denetim raporuna konu olmuştur. Bu uyumsuzluğun nedenlerinden bazıları aşağıda sayılmıştır:

  1. Satınalma suretiyle edinilenlerin giriş işlemleri ile değer artırıcı harcamalar için düzenlenen ve muhasebe birimine gönderilmesi gereken Taşınır İşlem Fişlerinin bir nüshasının zamanında veya hiç gönderilmemesi[11],
  2. Muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı’nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Ancak, bunun yerine tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü̈ mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir. Bu işlemin yapılmaması,
  3. Giriş ve çıkış kayıtları Taşınır İşlem Fişi ile yapılmaktadır[12]. Düzenlenen fişlerin birer nüshası, muhasebe birimine gönderilmesi gerekirken, gönderilmemesi,
  4. Aynı kamu idaresinin muhtelif harcama birimlerinin ambarları arasında devredilen taşınırlar için de Taşınır İşlem Fişi düzenlenir ve Fişin birinci nüshası devredilen harcama biriminin taşınır kayıt yetkilisine verilir[13]. (Aynı harcama biriminin ambarları arasındaki taşınır devirlerinde düzenlenen Taşınır İşlem Fişi muhasebe birimine gönderilmez.)

5. Sonuç ve Değerlendirme

Kamu kaynağı kullanan kamu idareleri için hesap verme sorumluluğu oldukça önemli hukuki ve mali sonuçları bulunmaktadır. Hesap verme sorumluluğunun araçlarından biri olan bu çalışmanın özü, bütçe ödeneklerinin ne kadarının kullanıldığı yanında, fiili ve fiziki durumu da ortaya koyabilmektir.

Taşınır yönetim dönemi hesabı çıkarılmadan önce devir işlemlerinin kontrol edilmesi ve sayımların ayrıntılı ve gerçekçi yapılması olukça önem arz etmektedir. Bu nedenle, kullanılan bilgisayar yazılımlarına emanet etmek yerine dönem sonu işlemleri kapsamında, gerçekçi sayımların yapılması yerinde olacaktır.


[1] Taşınır Mal Yönetmeliği - Örnek: 16

[2] Taşınır Mal Yönetmeliği - Örnek: 17

[3] Taşınır Mal Yönetmeliği 34.madde

[4] Taşınır Mal Yönetmeliği – Örnek No: 12

[5] Taşınır Mal Yönetmeliği – Örnek No: 13

[6] Taşınır Mal Yönetmeliği – Örnek No: 14

[7] Taşınır Mal Yönetmeliği 34.madde

[8] Taşınır Mal Yönetmeliği 32.madde, 3.fıkra

[9] Taşınır Mal Yönetmeliği 32.madde, 4.fıkra

[10] Taşınır Mal Yönetmeliği 32.madde, 5.fıkra

[11] Taşınır Mal Yönetmeliği, 30. Maddenin 1. fıkrası

[12] Taşınır Mal Yönetmeliği, 29. Maddenin 2. fıkrası

[13] Taşınır Mal Yönetmeliği, 19. Maddenin 3. fıkrası

Bu yazı toplam 1278 defa okunmuştur.
Önceki ve Sonraki Yazılar

YAZIYA YORUM KAT

UYARI: Lütfen Ad ve Soyad yazınız.
Küfür, hakaret, rencide edici cümleler veya imalar, inançlara saldırı içeren, imla kuralları ile yazılmamış, Türkçe karakter kullanılmayan ve büyük harflerle yazılmış yorumlar onaylanmamaktadır.
1 Yorum