Belediye Faaliyet Raporu, Belediyenin Fotoğraf Albümü Mü?

Birçok belediyenin hazırlayarak kamuoyuna sunduğu faaliyet raporları incelendiğinde, bol fotoğraf ve iyi bir tasarım göze çarpmaktadır. Rapor içeriğinde ise çoğunlukla yapılan işlere, sunulan hizmetlere ve üstlenilen görevlere ilişkin bilgiler bulunmaktadır.

Ancak, faaliyet raporu mali mevzuatta tanımlanmış ve hangi bilgileri içermesi gerektiğine ilişkin de bir yönetmelikle açıklama yapılmıştır.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile tüm kamu idarelerinde stratejik planı ile bu planın yıllık dilimlerini göstermek üzere performans programı hazırlama zorunluluğu getirilmiştir.

Bütçe ile bu raporlar sayısallaşmaktadır. Faaliyet raporu ise bu ilişkinin doğru kurulup kurulmadığı, tahmin ile gerçekleşme arasındaki farkı ve eğer varsa sapmaların nedenlerinin kamuoyuna açıklandığı bir rapor olarak karşımıza çıkmaktadır.

Bilindiği üzere, faaliyet raporları, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 56.maddesi gereği, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41 inci maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen biçimde; stratejik plân ve performans programına göre yürütülen faaliyetler ve belirlenmiş performans ölçütlerine göre hedef ve gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerini ve belediye borçlarının durumunu açıklayacak şekilde hazırlanması gerekmektedir.

Diğer taraftan, 5018 sayılı Kanun’un 41.maddesine dayanılarak çıkarılan Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik ile de söz konusu faaliyet raporların şekil ve içeriğine ilişkin standartlar belirlenmiştir.

Ancak, stratejik plan için bir kılavuz, performans programı için de bir rehber olmasına karşın, faaliyet raporunun nasıl hazırlanacağına ilişkin rehber veya kılavuz bulunmamaktadır.

Bu nedenle, genel başlıkları verilen faaliyet raporlanın ayrıntıda hangi tablo veya açıklamalarla hazırlanacağına ilişkin bir mevzuat bulunmamaktadır.

Yine de faaliyet raporunun gerek kanunlarındaki hazırlanış amacı gerekse yönetmelikteki başlıklardan yola çıkılarak, performans ve bütçe tahminlerinin gerçekleşme durumunun açıklandığı bir rapor olması gerektiği sonucuna ulaşmak mümkündür.

Yukarıdaki mevzuat hükümleri doğrultusunda hazırlanacak olan faaliyet raporunun, nisan ayı toplantısında Başkanlık Makamı tarafından meclise sunulacağından, harcama birimlerine ilişkin (büyükşehirlerde daire başkanı, il ve ilçe belediyelerinde müdürlükler) ait Birim Faaliyet Raporlarının mevzuata uygun ve belirli standartlarla mali hizmetler birimine gönderilmesi gerekmektedir.

Faaliyet raporlarına ilişkin mevzuat düzenlemeleri incelenerek ortaya konulan ve aşağıda belirtilen kurallara uyulması, standartlaşmanın sağlanması, kamuoyuna doğru ve tam bilgi verilmesi ve mevzuata uygunluğun sağlanması açısından oldukça önemli olup, Birim Faaliyet Raporlarında bu yönde eksiklik olması durumunda Mali Hizmetler Müdürlüğünce kabul edilmemesi, süresinde göndermeyenler için de gerekli idari yaptırımlar uygulanması gerekmektedir.

Bu nedenle, öncelikle uygulama birliğinin sağlanması gerekmektedir. Diğer taraftan başarılı bir faaliyet raporu için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesinin yerinde olacağını düşünmekteyim:

1. Harcama birimlerine gönderecekleri birim faaliyet raporlarının bölüm ve alt başlıkları, Yönetmeliğin 19.maddesine uygun bir şekilde düzenlenmiş olması gerektiğinden, “Birim Faaliyet Raporunun” bu içerikte hazırlanması, ayrı başlık ve bölümlendirme yapılmaması gerekmektedir.

2. Birim faaliyet raporlarında, metin içeriklerinde ifade bütünlüğünün sağlanması ve idare faaliyet raporu oluşturabilmesi için yapılacak birleştirme zorlaştırmayacak uygun bir standartta doldurulması tabloların doldurulması gerekmektedir.

3. Verilen bilgilerin doğru ve ölçülebilen verileredayanmasına özen gösterilmeli, mevzuata ilişkin atıfların güncel olması da kontrol edilmelidir.

4. Fiziki bilgiler, Taşınır Mal Yönetmeliğinin 34.maddesi gereği hazırlanan, Harcama Birimleri Taşınır Mal Yönetim Dönemi Hesabıyla uyumlu bir şekilde doldurulmalıdır.

5. Mali bilgiler kısmına ilişkin yer verilen bilgiler için, bütçe tahminleri, gerçekleşmeleri incelenmeli bu yönde sağlıklı ve tam bilgi vermelidir. Mali denetim sonuçlarına ise cari yılda gerçekleştirilen denetimlerden harcama birimini ilgilendiren kısımlarla ilgili bilgi verilmelidir. Örnek tablo aşağıda verilmiştir:

XXX KALEM MÜDÜRLÜĞÜBirim Bütçe Performansı
6. Performans Bilgileri bölümü için Performans Programında yer alan bilgilerle uyumlu olmasına özen gösterilmelidir. Örnek tablo aşağıda verilmiştir:

PERFORMANS SONUÇLARI TABLOSU

7. Söz konusu tablo ve bilgilere “İç Kontrol Güvence Beyanı” güvence beyanı da eklenmesi ve bu belge imzalanırken gerçeği yansıtacak bilgilere yer verilmesi gerekmektedir.

Faaliyet raporları hesap verme sorumluluğunu yerine getirmeye yönelik bir çalışmadır. Eksik, hatalı veya bir fotoğraf albümünden öteye gitmeyen faaliyet raporu bu amacı yerine getiremeyecektir.

Diğer taraftan, başarı bir faaliyet raporu için Sayıştay tarafından yayınlanan “Faaliyet Raporları Değerlendirme Rehberinin” de incelenmesi gerekmektedir.[1]

Aşağıdaki Sayıştay tarafından yapılan denetimlerde faaliyet raporlarının değerlendirilmesi sonucu tespit edilen bulgulardan örnekler yer almaktadır:

Yukarıda yer verilen bulgular incelendiğinde, kamuda performans ölçümünün zayıf olduğunu, yürütülen faaliyetlere ilişkin veri kayıtlarının tutulmadığını diğer bir ifadeyle ölçmeye yönelik bir çalışma yapılmadığını görülmektedir.

Başarı, ölçmeye bağlıdır. Aksi takdirde organizasyonun kendini izlemeden, günlük öngörülere göre çalışmalarını yürütecektir.

[1]http://www.sayistay.gov.tr/tr/Upload/95906369/files/mevzuat/Rehberler/Faaliyet_raporlari_degerlendirme_rehberi.pdf

# YAZARIN DİĞER YAZILARI

Yazar Taner Eraslan - Mesaj Gönder


göndermek için kutuyu işaretleyin

Yorum yazarak Haberler Ankara Topluluk Kuralları’nı kabul etmiş bulunuyor ve yorumunuzla ilgili doğrudan veya dolaylı tüm sorumluluğu tek başınıza üstleniyorsunuz. Yazılan yorumlardan Haberler Ankara hiçbir şekilde sorumlu tutulamaz.