21.12.2018, 11:39

Muhasebe Yazılımlarının Dönem Sonu İşlemlerinde Yaptığı Hatalar

Giriş

Muhasebe raporları, gerçekleşmeleri raporladığı için geleceğe dönük öngörü ve planlama için en önemli verileri sağlamaktadır. Doğru raporlarla, doğru kararlar alınmaktadır. Fiili ve fiziki durumu yansıtan muhasebe kayıtları, dönemsellik ilkesi gereği yıl sonunda kapatılmakta ve kapsamlı bir muhasebe işlemleri yapılmaktadır.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin temel kavramlar başlıklı 5. Maddesinde dönemsellik; “Kamu idarelerinin faaliyetleri, belirli dönemlerde raporlanır ve her dönemin faaliyet sonuçları diğer dönemlerden bağımsız olarak saptanır.” şeklinde tanımlanmıştır.

Diğer taraftan, anılan Yönetmelik’in dönem sonu işlemleri başlıklı 347. Maddesinde ise aşağıdaki düzenlemelere yer verilmiştir:

“(1) Geçici mizanın çıkarılmasından sonra dönem sonu işlemleri yapılır.

Dönem sonu işlemleri;

a) Bütçe gelir ve bütçe gider hesapları hesap grupları ile bütçe gelirlerinden ret ve iade hesapları hesap grubunda yer alan hesapların bütçe uygulama sonuçları hesabıyla karşılaştırılıp

bütçe uygulama sonucunun belirlenmesi,

b) Kullanılmayan ödeneklerin iptal edilmesi veya mahsup dönemine aktarılması,

c) Enflasyon düzeltmesine tabi tutulacak parasal olmayan kalemlerin düzeltmeye tabi tutulması,

ç) Amortismana tabi varlıklar için amortisman hesaplanması,

d) Muhasebe birimlerince izlenen varlıkların sayılması ve gerekli tutanakların düzenlenmesi,

e) Gelir ve gider hesapları hesap grupları ile indirim, iade ve iskonto hesapları hesap grubunda yer alan hesapların faaliyet sonuçları hesabıyla karşılaştırılıp faaliyet sonucunun belirlenmesi,

ve benzeri işlemlerdir.”

Diğer taraftan, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin (MİBMY) 480.maddesinde, dönem sonu işlemleri, bütçe ve ödenek hesaplarına ilişkin dönem sonu işlemleri ile bütçe ve ödenek hesapları dışındaki dönem sonu işlemleri olarak ikiye ayrılarak açıklanmıştır.

Anılan Yönetmelik gereği, bu işlemlerden sonra faaliyet hesapları ana hesap grubunda yer alan tüm hesaplar kapatılması, her faaliyet döneminin sonunda, muhasebe yetkilileri dönem sonu işlemlerini yaparak yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas alınacak kesin mizanı çıkarılması gerekmektedir. Hazırlanan kesin mizanda borç ve alacak kalanı veren hesaplar yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas teşkil ettiği, söz konusu Yönetmelikte belirtilmektedir.

Ayrıca, kesin mizanın düzenlenmesini takiben, dönem sonunda son yevmiye olarak borç ve alacak bakiyesi veren hesapların kapatılmasını sağlamak için kesin mizanda borç bakiyesi veren hesaplar alacak kaydı yapılarak, alacak bakiyesi veren hesaplar ise borç kaydı yapılarak muhasebe dönemi kapatılması gerekmektedir.

Bu yazımızda, yukarıda yer verilen mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde yapılması gereken dönem sonu işlemlerinin önemine değinerek, belediyeler tarafından kullanılan muhasebe yazılımları üzerinden otomatik yapılan dönem sonu işlemlerinde ortaya çıkan eksiklik ve/veya hatalar değerlendirilecektir.

1. Dönem Sonu İşlemleri Öncesinde Yapılması Gerekenler

Dönem sonu işlemlerine başlamadan önce muhasebe kayıt hatalarının düzeltilmesi ve fiili sayım yapılması gereken hesaplar için fiili durum ile kaydi durumun kontrol edilmesi yerinde olacaktır.

Muhasebe kayıt hatalarının tespit edilmesine yönelik öncelikle kontrol edilmesi gereken hususlar aşağıda örneklendirilmiştir:(Aşağıdaki örnekler, Muhasebat Genel Müdürlüğü yayınları ile Sayıştay Başkanlığı Düzenlilik Denetim Rehberinden alınmıştır.)

2. Muhasebe Biriminde Bulunan Değerlerin Yılsonu Sayımları

Muhasebe kayıtlarının düzeltilmesi sonrasında fiili sayım yapılacak hesapların belirlenmesi ve kaydi durum ile fiili durumun karşılaştırılması sağlanmalıdır.

MİBMY’nin sayımı yapılacak değerler ve sayım kurulları başlıklı 493. Maddesinde aşağıdaki düzenlemeye yer verilmiştir:

“Kurumun kasa ve veznede bulunan hazır değerler, menkul kıymet ve varlıklar ile teminat mektubu gibi değerleri, mali yılın son günü itibariyle muhasebe yetkilisinin başkanlığı altında veznedar ve diğer memurlardan oluşturulacak sayım kurulları tarafından sayılır.”

Anılan Yönetmelik’in 494. Maddesinde ise sayımlarda kullanılacak tutanaklar da belirlenmiştir. Buna göre sayım sırasında aşağıdaki tutanakların kullanılması gerekmektedir:

3. Sayıştay Tarafından Tespit Edilen ve Muhasebe Yazılımlarınca Yapılan Dönem Sonu İşlem Hataları

Sayıştay Başkanlığınca yapılan denetimlerde, “Dönem Sonu İşlemlerinin Mevzuata Uygun Gerçekleştirilmemesi” konusunda bulgu tespit edilerek, kamuoyu ile de paylaşılmıştır.

Söz konusu bulguda aşağıdaki tespit yapılmıştır:

“İdare tarafından dönem sonu işlemlerinin mevzuata uygun yapılmadığı dolayısıyla da kesin mizanda 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı ile 303 Kamu İdarelerine Mali Borçlar Hesabının borç ve alacak bakiyesi vermediği görülmüştür. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin “Dönem sonu işlemleri” başlıklı 480 inci maddesinde;

“Dönem sonu işlemleri mali yılın sonunda geçici mizanın çıkarılmasının ardından yapılan aşağıdaki işlemlerden oluşur.

b) Bütçe ve ödenek hesapları dışındaki dönem sonu işlemleri

2) Duran varlıklar ana hesap grubu içerisinde yer alan, gelirlerden alacaklar hesabı, gelirlerden tecilli ve tehirli alacaklar (…) hesabında kayıtlı tutarlardan dönen varlıklar ana hesap grubundaki ilgili hesaplara aktarılması gereken tutarlar, bu hesaplara alacak, dönen varlıklar ana hesap grubundaki ilgili hesaplara borç kaydedilerek aktarma işlemleri tamamlanır.

5) Uzun vadeli yabancı kaynaklar ana hesap grubu içerisinde yer alan, (…) uzun vadeli diğer iç mali borçlar (…) hesabında kayıtlı tutarlardan vadeleri bir yılın altına inmesi nedeniyle, kısa vadeli yabancı kaynaklar ana hesap grubundaki ilgili hesaplara aktarılması gerekenler bu hesaplara borç, kısa vadeli yabancı kaynaklar ana hesap grubundaki ilgili hesaplara alacak kaydedilerek aktarma işlemleri tamamlanır.

(3) Her faaliyet döneminin sonunda, muhasebe yetkilileri dönem sonu işlemlerini yaparak yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas alınacak kesin mizanı çıkarırlar.

Hazırlanan kesin mizanda borç ve alacak kalanı veren hesaplar yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas teşkil eder.” Hükmü yer almaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri değerlendirildiğinde her faaliyet dönemi sonunda kesin mizana esas olmak üzere; 220 Gelirlerden Alacaklar Hesabı ile 400 Kamu İdarelerine Mali Borçlar Hesabında kayıtlı tutarlardan dönem sonunda vadesi bir yılın altına inenlerin, Gelirlerden Alacaklar Hesabı ile 303 Kamu İdarelerine Mali Borçlar Hesabına aktarılması gerekmektedir.

İdarenin 2017 yılı kesin mizanında yapılan incelemede 120 nolu hesabın borç kalanı; 303 nolu hesabın ise 2018 yılında vadesi gelecek kredi anapara ödemelerinin olmasına rağmen alacak kalanı vermediği dolayısıyla da yeni faaliyet dönemi olan 2018 yılının açılış kaydının doğru ve güvenilir bilgi üretmediği görülmüştür.

Sonuç olarak dönem sonu işlemlerinin, yukarıda anılan mevzuat hükümlerine uygun yapılmaması nedeniyle kurumun mali tablolarında 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı 5.640.968,57 TL; 303 Kamu İdarelerine Mali Borçlar Hesabı ise 3.822.430,64 TL eksik tutarlar ile yer almaktadır. Bu durumun, mali tabloların doğruluğunu ve güvenilirliğini de etkileyebileceği değerlendirilmektedir.

Kamu idaresi cevabında aşağıdaki açıklamayı yapmıştır:

“Bulguda idaremiz tarafından muhasebe işlemleri, XXX Ltd.Şti.’nin ürünü olan XXX Belediye Yönetim Sistemi yazılımı kullanılarak gerçekleştirilmektedir. Söz konusu program 120 hesapta bulunan vadesi gelen borç bakiyelerini otomatik olarak 121 hesaba aktardığından dönem sonunda 120 hesapta herhangi bir bakiye olmamaktadır. Yine söz konusu programın 2017 yılı için 220 hesapta bulunup vadesi bir yılın altına inen borç bakiyelerini de otomatik aktarması gerekirken otomatik aktarmadığı, aktarım işlemleri yapıldıktan sonra tespit edildiğinden, söz konusu aktarımlar 2018 yılı içerisinde yapılmıştır. 2018 yılında yapılan bu işlemle mali tabloların doğruluğu ve güvenliği sağlanmış olup bu işleme ilişkin muhasebe işlem fişi de sunulmuştur.

303 Kamu İdarelerine Mali Borçlar Hesabına ilişkin gerekli düzeltme kaydı 2018 dönem içinde yapılmış olup tarafınıza gönderilmiştir.

Bulguda bahsedilen 120 ve 303 hesap kodlarında bahsedilen eksik tutarlar 2018 yılı içinde muhasebe kurallarına göre yapılmış olup dönem sonunda yapılması gereken ancak yazılımdan kaynaklanan gecikme 2018 dönem içinde gerekli muhasebe kaydı yapılarak telafi edilmiştir.” Denilmektedir.

İdare tarafından verilen cevaba ilişkin Sayıştay tarafından aşağıdaki değerlendirme yapılmıştır:

“Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, söz konusu hatalı işlemin 2018 yılı içerisinde düzeltildiği belirtilse de kurumun mali tablolarında 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı 6.089.703,87 TL, 303 Kamu İdarelerine Mali Borçlar Hesabı ise 3.822.430,64 TL eksik tutarlarla yer almaktadır. Bu durum 2017 yılı mali tablolarının doğruluğunu ve güvenilirliğini olumsuz etkilemiştir.”

Yukarıda yer verilen örnek denetim bulgusunda, dönem sonu işlemlerinin otomatik yapıldığı, dönem sonu işlemlerinin muhasebe yazılımlarına bırakıldığı görülmektedir.

4. Sonuç

Dönem sonu işlemleri, muhasebe kayıtlarının düzeltilmesi ile başlayarak, envanter yapılması ile devam etmeli ve muhasebe yönetmeliklerinde belirtilen dönem sonu işlemleri eksiksiz yapılmalıdır.

Bununla birlikte, dönem sonu işlemlerinin sağlıklı yapılması, muhasebe raporlarının istenilen sonuçları vermesi ve gerçeği yansıtması açısından, konuyla ilgili aşağıdaki önerilerimi paylaşmak yerinde olacaktır:

Yorumlar (0)
25°
parçalı bulutlu
Günün Anketi Tümü
Ankara'nın en iyi çalışan belediye başkanları sizce hangisi? OY KULLAN.....
Ankara'nın en iyi çalışan belediye başkanları sizce hangisi? OY KULLAN.....
Namaz Vakti 16 Ekim 2019
İmsak 05:30
Güneş 06:53
Öğle 12:39
İkindi 15:43
Akşam 18:15
Yatsı 19:33
Puan Durumu
Takımlar O P
1. Alanyaspor 7 14
2. Sivasspor 7 12
3. Trabzonspor 7 12
4. Konyaspor 7 12
5. Fenerbahçe 7 11
6. Başakşehir 7 11
7. Antalyaspor 7 11
8. Gaziantep FK 7 11
9. Malatyaspor 7 10
10. Galatasaray 7 10
11. Göztepe 7 9
12. Beşiktaş 7 8
13. Denizlispor 7 8
14. Ankaragücü 7 8
15. Çaykur Rizespor 7 8
16. Kasımpaşa 7 7
17. Gençlerbirliği 7 3
18. Kayserispor 7 3
Takımlar O P
1. Ümraniye 7 14
2. Hatayspor 7 14
3. Balıkesirspor 7 13
4. Akhisar Bld.Spor 7 13
5. Fatih Karagümrük 7 12
6. Altay 7 12
7. Bursaspor 7 12
8. Keçiörengücü 7 11
9. Adana Demirspor 7 10
10. İstanbulspor 7 10
11. Erzurum BB 7 10
12. Osmanlıspor 7 10
13. Menemen Belediyespor 7 7
14. Adanaspor 7 6
15. Altınordu 7 5
16. Giresunspor 7 5
17. Boluspor 7 2
18. Eskişehirspor 7 -2
Takımlar O P
1. Liverpool 8 24
2. Man City 8 16
3. Arsenal 8 15
4. Leicester City 8 14
5. Chelsea 8 14
6. Crystal Palace 8 14
7. Burnley 8 12
8. West Ham 8 12
9. Tottenham 8 11
10. Bournemouth 8 11
11. Wolverhampton 8 10
12. M. United 8 9
13. Sheffield United 8 9
14. Brighton 8 9
15. Aston Villa 8 8
16. Newcastle 8 8
17. Southampton 8 7
18. Everton 8 7
19. Norwich City 8 6
20. Watford 8 3
Takımlar O P
1. Real Madrid 8 18
2. Barcelona 8 16
3. Atletico Madrid 8 15
4. Granada 8 14
5. Real Sociedad 8 13
6. Sevilla 8 13
7. Athletic Bilbao 8 12
8. Valencia 8 12
9. Villarreal 8 11
10. Levante 8 11
11. Osasuna 8 11
12. Getafe 8 10
13. Real Valladolid 8 10
14. Eibar 8 9
15. Celta de Vigo 8 9
16. Real Betis 8 9
17. Deportivo Alaves 8 8
18. Mallorca 8 7
19. Espanyol 8 5
20. Leganés 8 2

Gelişmelerden Haberdar Olun

@